22 de noviembre de 2008

Loterías y angelitos

Sistema Elvis cuenta con paneles de control para los niveles de visitador, supervisor y gerencia. El siguiente artículo explica qué son los dashboards y qué utilidad tienen para la gestión diaria.

A veces decidir es fácil; a veces difícil. Si tenemos una bola de cristal que nos muestra el futuro, es fácil elegir a qué números jugar en la lotería. Si no tenemos la bola de cristal, se hace más difícil porque no sabemos lo suficiente. En términos generales podemos coincidir en que decidir y administrar son casi sinónimos. Para usted, ¿administrar es fácil o difícil? Le tengo algunas preguntas más...

¿Alguna vez se puso a pensar cuántas veces se toman decisiones sobre la gestión de su fuerza de ventas en un día cualquiera? ¿Cuántas de estas decisiones se resuelven en los pasillos con datos sueltos sin una visión integradora del problema? ¿Cuánto tiempo tuvo usted para preguntar, informarse y decidir? Así no es fácil ganar la lotería ¿verdad?

Mucha música y poca letra

El problema es que la información no está disponible en tiempo, forma y lugar adecuados. El mito popular suele echar la culpa a responsables de sistemas, pero el tema es más profundo. Más allá de toda la “música” y la poca “letra” que hay sobre el tema, hoy voy a presentarle una solución real que ya existe y funciona.

El panel de control es una herramienta que permite, mediante una interfase gráfica, saber que está pasando en la organización. Está compuesto por una serie de indicadores, semáforos, relojes, sistemas de alertas que reportan en tiempo real lo que está sucediendo. Un buen panel de control debe responder a dos cuestiones: nutrirse de buena información y mostrarla de manera útil.

La información

El concepto de “panel de control” está íntimamente ligado con la idea de una institución plenamente informatizada. En una organización donde se administra mediante procesos informáticos hay huella electrónica de todo lo que se hace. La información está.

Si fabricamos autos, es fácil tener un panel de control. Cada máquina informa cuantos autos pintó y de que color, por ejemplo. Pero lo nuestro es la salud, los médicos. Trabajamos con seres humanos únicos e irrepetibles. ¿Cómo generamos un sistema informático que estandarice la información de nuestros contactos?

El diseño

El punto de partida para dar forma a un panel de control es también una pregunta: ¿qué información necesito tener para decidir bien? Hay mucha teoría en torno a este tema tratando de definir variables, índices y promedios pero la verdad es que lo que hace que un dato sea útil o no es el mismo decisor. Cada administrador es único y toma sus decisiones de forma individual con su propio esquema de valores y creencias.

Sólo el decisor puede definir qué es relevante y qué no lo es. Si usted toma las decisiones, elige qué datos necesita. Si tiene la responsabilidad, merece toda la información que considere necesaria para actuar de la mejor forma posible. Por eso las soluciones enlatadas para generar paneles de control han resultado un fracaso. Para que un tablero de mando sea eficiente debe estar construido a la medida de cada decisor.

Fácil, muy fácil

El nuevo paradigma en software es una aplicación intuitiva y rápida que permita digitalizar toda la información de la gestión sin gastos de tiempo significativos. Estos datos son la materia prima de los tableros de comando que garantizan una administración racional y efectiva. La información está disponible en tiempo y lugar. No hay elecciones azarosas. Una lotería bastante fácil de ganar ¿no?

Ahora decidir es fácil.

Lic. Martín Marcelo Sgattoni.