La idea es avanzar desde lo general hacia lo particular. Entonces, la primera actividad a realizar consiste, básicamente, en desarrollar una lista que contenga todos los profesionales ubicados en su zona de trabajo. Es decir, usted debe localizar del modo más rápido y efectivo todos y cada uno de los médicos, consultorios, clínicas, etc., que operan en su zona y detallar lo más ampliamente posible toda la información referente a los mismos. Debe, entonces, encontrar a los responsables de las instituciones o a los médicos particulares, y describir sus datos personales, además de cualquier otra información que le pueda servir a corto plazo o en el futuro. Esto es: Nombre de las instituciones, nombre y apellido de los médicos, domicilios, teléfonos, direcciones de correo electrónico, especialidades, horarios de atención, obras sociales con las cuales trabajan, etc. De este modo, cuando inicie su tarea fundamental, usted será un visitador actualizado y realmente al tanto, consciente del mercado en el que desarrollará sus competencias.
Remarquemos, nuevamente, la importancia de este trabajo de investigación, cuyos resultados no deben ser simplemente almacenados, como una simple agenda o guía de médicos o instituciones, sino más bien como un espacio de consulta y estudio permanente y que, por consiguiente, debe ser aggiornado todo el tiempo.
Veamos, ahora, más en profundidad en qué consiste la información a recabar, ya que cada dato a obtener se corresponde con un objetivo en particular. No tiene el mismo valor sólo el nombre y la ubicación de un profesional como, por ejemplo, reconocer su experiencia, saber qué rango ocupa dentro de una institución o estar al tanto de sus modismos profesionales o de comunicación.
Al respecto de su información personal, entonces, debemos distinguir entra los datos que son útiles al sólo efecto de la localización del médico, de aquellos que nos pueden servir para una aproximación más personal. Conocer el nombre, el domicilio, el teléfono y el correo electrónico de un médico, nos ayuda a construir un perfil básico del profesional, a ubicarlos en la zona de visitas y a poder acceder al mismo de diferentes maneras, ya sea a través de la visita propiamente dicha, estableciendo una comunicación telefónica o solicitando una entrevista o simplemente enviando información o material promocional a través de internet. Por otro lado, contar con datos más específicos, como su número de teléfono móvil, su fecha de cumpleaños, saber si es o no un padre de familia, conocer las actividades que realiza durante su tiempo libre, sus gustos, o incluso estar al tanto de las cualidades de su carácter, nos brinda una visión más cercana y muchas más posibilidades de estrechar lazos de un modo más familiar, sin dejar de lado la diplomacia. Un visitador que recuerda una fecha especial para un médico y le hace llegar un presente o que hace uso de cierto merchandising, que al médico se le hace útil o que adhiere a su gusto, tiene muchas más posibilidades de atraer la atención de dicho profesional, que otro que sólo sabe el nombre del médico y el del producto que le quiere ofrecer. Y si se trata de un visitador ágil y perspicaz, que en una pequeña entrevista, incluso telefónica, puede distinguir las cualidades comunicacionales del médico, tenemos una gran parte de la visita para prenunciar y trabajar confortablemente. Es decir, si el visitador tiene la habilidad de distinguir si el médico es una persona que se toma poco tiempo para este tipo de actividades y habla rápidamente o si es una persona amable o una de carácter volátil o disperso, podrá prever de qué manera presentar sus argumentos y desarrollar la futura entrevista de acuerdo con las necesidades del médico, sin hacerle perder tiempo o perturbar su trabajo con preguntas o actitudes que, por ejemplo, le resulten incómodas.
Tratándose de las instituciones, hospitales, clínicas o consultorios, se requiere la misma información y algunos extras. Es sumamente necesario conocer los nombres, especialidades y localizaciones de cada lugar, así como las formas de acceso, horarios y particularidades de cada espacio de trabajo. Al igual que con los médicos particulares, es importante categorizar a las instituciones por áreas geográficas, especialidades u horarios de atención. De se modo, se puede organizar mejor el tiempo. Es bueno saber qué cargo ocupa la persona que uno va a visitar, cuánto hace que trabaja en la institución y, en lo posible, su nivel de popularidad o influencia. Dar con la persona indicada dentro de un lugar, puede abrirnos las puertas a futuras entrevistas con muchos más profesionales. Por lo cual, no es igual entrevistar a cualquier médico dentro la institución que a otro, reconocido en su ambiente, que hace mucho tiempo que trabaja en el mismo lugar y que ocupa un cargo importante.
Volviendo a los profesionales particularmente, hay otra serie de datos que es necesario conocer para obtener una mejor acogida a la hora de la entrevista y, sobre todo, organizar mejor el o los encuentros con los médicos. Una de las cosas más importantes a realizar con estos datos, es su división. Crear un orden de los mismos, a través de cuadros, estadísticas, cronogramas, etc., que nos permitan realizar nuestro trabajo de modo coherente y altamente profesional, con una visión dinámica y progresiva, adelantada y contemporánea. Por ello, hay datos, como la especialidad del médico, la experiencia en su área, la institución donde recibió su educación o su pertenencia a distintas asociaciones o grupos, que nos permitirán no sólo distinguir a los médicos entre sí, sino, por el contrario, poder reunirlos en distintas categorías, que luego habremos de utilizar creativamente organizando distintos tipos de eventos: recepciones, encuentros de especialistas, reuniones de ex-egresados, simposios y cualquier otro tipo de encuentros que se nos ocurra, en donde podamos promocionar nuestro material, ya sea a través de la publicidad, el auspicio o la presentación directa de los productos.
Finalmente, es muy importante para todo visitador estar al tanto del nivel socioeconómico y las preferencias y volumen de prescripción del médico o la institución. Se sobreentiende que captar la atención de un profesional con un gran volumen de recetas y un buen poder adquisitivo será mucho más beneficioso que conseguir un cliente promedio. No sólo por el beneficio intrínseco de obtener un buen cliente o un buen negocio, sino por los clientes potenciales que representa a través de su influencia y por el prestigio inmediato que le brinda a nuestro currículo trabajar con un profesional exitoso y reconocido.
