1 de marzo de 2011

Agendas y previstos

Una de las tareas más importantes del visitador es la de la planificación. Es el momento en que pone a prueba su capacidad estratégica a la búsqueda de cumplir varios objetivos:

  • Optimizar su tiempo útil.

  • Optimizar sus recorridos geográficos.

  • Combinar y compensar las demás tareas que no corresponden a visitas pero que insumen también tiempo de su jornada laboral.

En este sentido Sistema Elvis cuenta con un módulo de AGENDAS que fue desarrollado sobre la premisa de ayudar al visitador a organizar todas sus labores como una totalidad, integrando los elementos a combinar en un solo lugar.

El previsto

La mayoría de los laboratorios pide a su fuerza de ventas que informe con anticipación su previsto. En él debe reportar a qué médicos visitará y en qué fechas / horarios lo hará. Sistema Elvis permite agendar a los contactos del fichero por día, pero además, cuenta con la funcionalidad de poder agendar por institución, localidad, barrio o zona, si fuera necesario.

Un factor importante del previsto es reportar y analizar cuánto del mismo se ha podido ir cumpliendo. En lo particular, las agendas visualizan rápidamente con íconos de colores el estado del contacto agendado (no visitado, visitado en fecha, visitado fuera de fecha).

En lo general, las agendas de Sistema Elvis cuentan con su propio paquete de reportes que informan el estado general de los previstos por APM, equipo o totales del laboratorio. En ellos se reportan índices y PKIs como: porcentaje de cumplimiento / incumplimiento de los previstos, cantidades de agendados / sin agendar, desviación de los previstos, agrupados por agendas, etc.

Eventos

El trabajo del visitador es tridimensional. No se limita a visitar metódicamente a sus médicos. Debe, a lo largo de su jornada, realizar otras actividades que complementan y optimizan sus visitas. Con este fin, Sistema Elvis permite agendar EVENTOS.

Eventos son todas aquellas actividades ajenas a la visita que deberá realizar. La utilidad principal de esta función es facilitar el armado de previstos permitiendo integrar todas aquellas acciones que le insumirán tiempo y le restarán disponibilidad para las visitas.

Tareas

A menudo el visitador debe programar y cumplir con actividades que no surgen de él. Desde la gerencia del laboratorio, o desde su supervisor de equipo, pueden surgir requerimientos que debe resolver. Mediante la función de TAREAS, Sistema Elvis permite a los niveles superiores asignar tareas, incluir deadlines, notificaciones y avisos.

Gracias a la asignación de estados, el usuario que distribuyó la tarea puede consultar el estado de la misma. Se detalla en estos reportes la cantidad de usuarios asignados por tarea y el estado de la misma en cada uno de ellos (¿la tarea está pendiente o ha sido resuelta?).

Y luego del previsto...

Las agendas no solo deben servir para planificar, sino también para analizar lo realizado. El cumplimiento de lo planificado es una variable de análisis de gestión del laboratorio, cuyos parámetros de cumplimiento estarán ligados con la estrategia de la empresa en cuanto a qué tan flexible es el día a día de cada APM. Las agendas de Sistema Elvis cuentan con visualizaciones de lo planificado, pero también de lo realizado. Mediante diferentes formatos de calendarios es posible ver lo realizado integrando todos los elementos en una sola pantalla (visitas, no visitas, viáticos, licencias, tiempos no promocionales, etc).

En resumen, el paradigma de Sistema Elvis es aproximarse a la labor del visitador de manera integral, permitiéndole resolver todas sus actividades con una única herramienta, integrada y compacta.