Blog Sistema Elvis

Digitalización de firmas en Sistema Elvis

2012-01-31T07:27:00.000-08:00

¿Qué es la digitalización de firmas?

La popularización de los dispositivos móviles con pantallas sensibles han permitido implementar nuevas formas de interacción entre las aplicaciones y los usuarios. En este sentido, hemos sumado a Sistema Elvis una herramienta que permite capturar y digitalizar firmas manuscritas que se tracen sobre las pantallas de los dispositivos móviles que estén utilizando los visitadores.

En diversas situaciones, los laboratorios requieren documentar un registro fidedigno del contacto con el profesional médico / farmacéutico / veterinario. Mediante la herramienta de digitalización de firmas, esto es posible.

¿Cuáles son sus usos posibles dentro de Sistema Elvis?

Captura de la firma como método de chequeo de que el encuentro con el profesional se concretó.
Captura de la firma como método de aceptación de conformidad de los contenidos de la visita.
Captura de la firma como método de comprobante de remito (recepción de muestras u otros materiales).
Captura de la firma como método de confirmación de orden de compra o pedido a través del módulo de pedidos.

¿Cómo funciona?

Sistema Elvis permite digitalizar y adjuntar firmas, tanto al perfil del médico como a las visitas realizadas. De esta manera es posible comparar la similitud de firmas. La captura se realiza mediante un dispositivo con pantalla sensible. El profesional firma con un lápiz / lapicera sobre la pantalla en un área específica de la interfaz de Sistema Elvis.

El sistema captura el trazo, lo digitaliza y lo convierte en una imagen que almacena en las bases de datos del laboratorio para futura referencia. Las firmas digitalizadas pueden consultarse desde el perfil del profesional y el historial de visitas del visitador.

Cena Samf 2011

2011-12-06T10:12:00.001-08:00

El pasado miércoles 30 de noviembre Sistema Elvis ha participado de la cena anual de la Sociedad Argentina de Marketing Farmacéutico. Durante el evento se realizaron actividades promocionales y se sortearon varios pares de entradas entre los asistentes para El Hombre Vertiente, la nueva puesta de Pichón Baldinu en el Centro Cultural Recoleta.

Artículo en la revista Mercado Noviembre 2011

2011-11-21T16:57:00.001-08:00

Agradecemos a la revista Mercado el artículo Innovadora solución para gestión de visitas médicas. En el mismo se analizan las nuevas herramientas que se han sumado a Sistema Elvis durante 2011 y se anticipan los desarrollos en marcha para el año que viene.

Gestión de fuerza de ventas

Innovadora solución para gestión de visitas médicas

El sistema Elvis permite generar reportes en tiempo real sobre el desempeño de la fuerza de ventas. La empresa incorporó laboratorios internacionales a su listado de clientes y espera crecer 100% el próximo año. El servicio se comercializa con un abono mensual que se establece según la cantidad de visitadores médicos que requieren contar con el programa.

Los laboratorios necesitan de sistemas confiables para administrar y controlar la actividad de su fuerza de ventas. En tanto, los visitadores médicos requieren de herramientas que le permitan gestionar mejor su tiempo de trabajo. Ideal Sur desarrolló un sistema CRM (customer relationship management), que le permite a los laboratorios contar con información en tiempo real de las visitas de su fuerza de ventas y generar reportes basados en la geolocalización.

“Nuestro sistema está alojado en la nube y es multiplataforma, por lo que se puede acceder desde cualquier dispositivo fijo o móvil”, destacó Martín Sgattoni, director de Ideal Sur. Esta característica permite comercializar el software como servicio, con un abono mensual que se establece según la cantidad de visitadores médicos que requieren contar con el programa. Además, permite mantener el software actualizado, sin necesidad de que el laboratorio deba realizar una inversión adicional, reduciendo así los costos.

“El software está basado en dos ejes principales: la estandarización de la base de datos de instituciones médicas, que se actualizan periódicamente, y el módulo de geolocalización, que permite generar reportes sobre la ubicación y distribución de los médicos visitados”, apuntó Sgattoni.

Recientemente el sistema incorporó la funcionalidad “red social” que permite marcar los contactos entre profesionales de la salud, con el objetivo de formar un mapa de influencias y determinar líderes de opinión, para que los laboratorios realicen campañas de marketing orientadas específicamente a esos actores.

El sistema agregó también los datos de población del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (Indec) para generar reportes que relacionen a los médicos visitados con la población de cada distrito.

Sin embargo, la idea de la compañía es que el sistema Elvis no sea solamente una herramienta de generación de reportes y control del visitador médico, sino que se convierta en su aliado para enfrentar el trabajo diario. Actualmente la empresa está en pleno desarrollo de una nueva funcionalidad que le permitirá integrar los sistemas de GPS de los dispositivos móviles y generar recomendaciones de recorridos, según el entrecruzamiento de los datos de ubicación y horario de atención de los médicos visitados por el laboratorio.

El software está diseñado especialmente para el sector farmacéutico, y este año se extendió también hacia el área veterinaria. Además, se está analizando la posibilidad de ampliar el espectro hacia cualquier empresa con capacidad de fuerza de ventas.

Entre los clientes del sistema Elvis, se encuentran laboratorios y marcas de México, España, Uruguay, Perú, Brasil y la Argentina como Quality Pharma, Nutricia Bagó, Temis Lostaló, NutriCare Consulting, Haymann, Laboratorios Richmond y los veterinarios Konig y Bimeda. La empresa está creciendo aceleradamente y espera duplicar el próximo año su facturación.

Seguridad

La pérdida de la información estratégica es uno de los mayores temores de las grandes empresas, y por eso, la posibilidad de contar con herramientas de seguridad es un aspecto primordial para cualquier sistema de CRM que se quiera implementar en una compañía.

“En el sistema Elvis, al ser una aplicación web, cada usuario tiene su contraseña individual, por lo que, ante el extravío de cualquier dispositivo electrónico, la información no se va a perder, porque no está alojada en el disco duro del aparato sino en un servidor externo”, remarcó Martín Sgattoni, a la vez que destacó que el datacenter genera un backup periódico cada seis horas, por lo que, ante cualquier pérdida de información, se puede recuperar el estado de los datos con seis horas de antelación.

Además, el sistema permite encriptar la información y generar distintos niveles de acceso, según el cargo y la posición que ocupe el usuario dentro de la compañía.

Análisis de frecuencia

2011-09-03T12:12:00.000-07:00

La mayoría de los sistemas de gestión para fuerza de ventas hace hincapié en los índices relacionados con la cobertura. El análisis de qué cantidad del fichero ha sido visitado en determinado ciclo o período suele ser la única variable relevante de análisis para evaluar la eficiencia del trabajo llevado adelante por el equipo de visitadores.

Si bien la cobertura es un índice fundamental, solo permite evaluar la gestión a medias. La cobertura genera un informe rígido porque se realiza sobre la realidad en un momento estático. Es un corte temporal preciso: “hasta hoy, hemos visto X médicos”. Pero las acciones promocionales que se desarrollan sobre el fichero del laboratorio no responden solamente a una estrategia espacial (del aquí y ahora), sino a una estrategia también temporal.

Los mejores resultados para el laboratorio estarán dados por aquellas relaciones que se establezcan con los buenos prescriptores a través del tiempo. La continuidad del vínculo con ellos trasciende el aquí y ahora; y proyecta los frutos de dicha relación en el futuro. Es entonces cuando aparece la segunda variable más importante para el análisis de la gestión en el fichero, aparte de la cobertura: la frecuencia.

Si la cobertura analiza la cantidad de contactos visitados en el fichero, la frecuencia nos informará sobre la continuidad con que cada contacto ha sido visitado.

No existe una estrategia de frecuencia “correcta”. Cada laboratorio deberá definirla en función de sus objetivos promocionales. Por ejemplo: ¿estamos promocionando productos estacionales o productos cuyas ventas se mantienen estables a lo largo del año? Si por ejemplo promovemos protectores solares, difícilmente una estrategia de frecuencia anual distribuida homogéneamente será la solución y haya que aumentar la frecuencia en momentos precisos del año.

Otro ejemplo de variable a tener en cuenta es que algunos médicos merecen una frecuencia especial, con mayor cantidad de visitas por ciclo. Aquellos contactos del fichero con alta capacidad prescriptiva o un alto nivel de influencia sobre otros profesionales (haga click aquí para conocer cómo Sistema Elvis ayuda a detectar líderes de opinión dentro del fichero) merecerán una frecuencia doble por ciclo, o incluso triple.

La razón principal por la cual la mayoría de los sistemas de gestión hacen hincapié en la cobertura es sencilla: es más fácil obtener índices generales. Como la frecuencia corresponde a la historia de cada médico, requiere de un análisis un poco más elaborado para poder sintetizar en índices claros lo que está sucediendo.

Con el fin de cubrir estas necesidades, Sistema Elvis ha sido dotado de un paquete de índices que analizan las frecuencias del fichero, generan indicadores que permiten analizar lo que sucede y tomar decisiones de gestión más efectivas. Veamos algunas de estos indicadores y cómo utilizarlos eficientemente…

Mapeo de frecuencia

El MAPEO DE FRECUENCIA es una representación gráfica de la frecuencia efectuada sobre el médico a lo largo del último año. La mayoría de los sistemas reportan el historial de visitas con un listado de fechas. La interpretación de esos datos es difícil. El MAPEO DE FRECUENCIA de Sistema Elvis facilita la lectura de la información con una representación gráfica sencilla e intuitiva.

Resumen

La BARRA DE RESUMEN sintetiza el MAPEO DE FRECUENCIA en una única representación gráfica. Porcentualiza el nivel de cumplimiento de la frecuencia objetivo del médico en cuestión a lo largo del año y lo grafica en un único indicador. Cuánto más a la derecha se encuentra el ícono (en el área verde), mejor es el cumplimiento de la frecuencia pautada.

Ejemplo: médico con un cumplimiento de frecuencia deficiente:

Ejemplo: médico con un cumplimiento de frecuencia eficiente:

Intervalos

El índice PROMEDIO DE INTERVALOS permite analizar rápidamente la calidad general de las frecuencias tanto para un único contacto como a nivel del APM, del equipo o del laboratorio. El PROMEDIO DE INTERVALOS suma el total de días entre visita y visita; y luego la promedia.

Variación

Contar con dos datos como la CANTIDAD DE VISITAS REALIZADAS a un contacto y el PROMEDIO DE INTERVALOS resulta muy útil, pero no es suficiente para tener una visión concreta de lo que ocurre en el fichero. Dos contactos pueden tener un mismo total de visitas en el último año pero la distribución de dichas visitas ser muy distintas:

Ejemplo: dos médicos con 6 visitas en el último año, pero con una distribución de frecuencia muy diferentes:

El índice indicado para hacernos ver estas diferencias es la VARIACION. Un tema es el promedio de días que separan a las visitas y otro muy distinto es que tan diferentes son dichos intervalos entre sí. La VARIACION evalúa en cuánto difieren dichos intervalos (¿La distancia en días entre las visitas es similar? ¿Las visitas están distribuidas con variaciones muy diferentes?).

Sistema Elvis analiza la distancia en días que hay entre cada visita y el PROMEDIO DE INTERVALOS. Luego promedia dichas variaciones. Esto da como resultado un índice de VARIACION que debe interpretarse de la siguiente manera:

Cuanto menor es el valor, más homogénea es la distribución de las visitas (la cantidad de días entre visita y visita es casi igual entre intervalos). La separación en días entre visita y visita es similar a lo largo del último año.

Ejemplo: el siguiente MAPEO DE FRECUENCIA da una VARIACION baja:

Cuanto mayor es el valor, más heterogénea es la distribución de las visitas (la cantidad de días entre visita y visita es muy variable en cada intervalo). La separación en días entre visita y visita es variable a lo largo del último año.

Ejemplo: el siguiente MAPEO DE FRECUENCIA da una VARIACION alta:

Sistema Elvis muestra este valor a través de un gráfico de curva normal. En un plan de frecuencia constante y homogéneo para todo el año, el ideal sería que la mayoría de las variaciones estén lo más cerca posible del valor 0 (el 0 sería la indicación de que no hay variación entre los intervalos y las visitas están equitativamente separadas entre sí).

El laboratorio debe intentar tener la mayoría de sus VARIACIONES cercanas al cero, por eso se grafica al fichero como una campana. En el otro extremo de la campana estará la VARIACION MAYOR que registre el fichero.

Cuanto menor sea la VARIACION, más cerca estará del 0 y el ícono será más “feliz”. El gráfico de curva normal mostrará también el promedio de variación para todo el fichero del apm (en azul), del equipo (en verde) y del laboratorio (en rojo).

Si la VARIACION del médico se encuentra a la izquierda de dichos indicadores, podemos suponer que la forma en que están distribuidas las visitas para dicho contacto es más eficiente que para la media del laboratorio. Por el contrario, si se encuentra en la derecha, la distribución es menos eficiente.

Ejemplo: la VARIACION de este médico es más homogénea que la VARIACION MEDIA del laboratorio:

Ejemplo: la VARIACION de este médico es menos homogénea que la VARIACION MEDIA del laboratorio:

Recuerde que la VARIACION se grafica suponiendo que la frecuencia ideal para el laboratorio es aquella que esté lo más homogéneamente distribuida en el año. Si promociona productos estacionales, la lectura del gráfico debe ser teniendo en cuenta esta presunción.

La biblia del visitador: La información

2011-07-07T07:57:00.000-07:00

Como ya hemos señalado en ocasiones anteriores, uno de los bienes más valiosos para cualquier Visitador Médico es la INFORMACIÓN. Habiendo ya descripto clases, tipos y categorías de los distintos datos necesarios para ser un visitador al tanto, así como la importancia de cada uno de ellos, nos dedicaremos hoy a intentar encontrar y detallar los diferentes centros de datos a los que uno puede acudir, para llegar a la entrevista con el médico altamente informado y capacitado. Asimismo, trataremos de proyectar algunos ejercicios para, una vez obtenidos los datos, ordenarlos de manera que una consulta rápida pueda proporcionarnos todas las herramientas necesarias para encarar el encuentro con el médico, de manera optimista, organizada, práctica y eficiente.

Ante todo, es necesario delimitar la zona de trabajo. Por eso, el paso inicial de esta investigación, consistirá en elegir un área y conocer todos los posibles clientes con los que la compañía para la que uno trabaja pudiera operar. Así, se necesitará un amplio conocimiento de la zona geográfica y, por supuesto, un listado de profesionales, centros de salud y farmacias que laboran en dicha ubicación.

Esta primera información se puede obtener de varias maneras. Una consulta rápida en una guía telefónica comercial o alguna guía barrial, etc., podrá proporcionarnos una lista básica, que luego habremos de ir completando con datos provistos por otras personas que trabajan en la misma compañía, como jefes o colegas, y por testimonios de los mismos profesionales que vamos visitando e, incluso, por los vecinos. Una vez que tengamos una lista considerable para trabajar, lo que haremos es ordenarla, como ya hemos visto, en distintas categorías, ya sea alfabéticamente, por zonas de ubicación, por especialidades, etc.

Recordemos, por otro lado, que hay muchos otros agentes que nos pueden proporcionar ayuda en esta búsqueda, como los encargados del departamento comercial de la misma empresa para la que trabajamos, la base de datos que cualquier compañía posee, siempre y cuando esté actualizada, e incluso las auditorías de recetas, así como varios informes de otras compañías u obras sociales o distintas entidades vinculadas al ámbito de la salud, que de tanto en tanto se publican o se pueden encontrar en Internet, en forma de guías.

De esta manera, entonces, ya estamos listos para continuar con el siguiente paso, que es encarar un planeamiento de las entrevistas con los profesionales, entendiendo de antemano las particularidades de cada uno. Para ello, los siguientes datos a obtener son más específicos, como la situación socioeconómica o el target de cada institución o médico, las preferencias de prescripción y hasta las cualidades comunicacionales, gustos, antecedentes y peculiaridades de cada médico. ¿Cómo obtener información tan puntual? Estas sí son referencias que no nos serán reveladas con facilidad y a las que, por supuesto, no accederemos consultando un informe o una base de datos. Para esto, realmente se requiere una exploración más avanzada, más profunda, que implica más que lecturas y análisis, un trabajo de campo casi periodístico.

Otros visitadores con una antigüedad mayor dentro de la compañía son una buena fuente de información al respecto del conocimiento de cada médico. Ellos nos pueden inferir, sin necesidad de una larga audiencia, que cosas le gustan a cada médico, cuáles son sus hobbies y hasta incluso su templanza, su carácter o reacción frente a las entrevistas.

Otro buen abrevadero es el paciente, que es sino el más importante un elemento fundamental de esta cadena comercial. Claro que no resultaría ético instalarse en la puerta de cualquier institución y encuestar a cada paciente que entra o sale del lugar acerca de sus prescripciones. Sin embargo, en cualquier momento previo a una entrevista con el médico, en un diálogo simple con un paciente que espera su turno, se puede obtener información suficiente.

Por otro lado, cualquier persona, ha sido un paciente o es un paciente potencial. Por lo cual, conversar con compañeros de trabajo, familiares, amigos y conocidos, acerca de los hábitos medicinales de cada uno, no deja de ser también de gran ayuda. Esos son datos frescos y de los más reales, siempre actualizados, que mantienen al visitador al día y lo ponen en conocimiento de los distintos tipos de prescripciones que se obtienen hoy. Datos que se pueden ordenar y comparar y cuyas estadísticas pueden redundar en información sumamente valiosa.

Del mismo modo, y en busca de una calidad más profunda y palpable de testimonios, se puede indagar al personal de las instituciones: colegas de los médicos, recepcionistas, enfermeras, secretarias o incluso, si es una entidad prestigiosa o de gran importancia, seguramente tiene un departamento dedicado a prestar este tipo de servicio; es decir, es probable que en un instituto moderno y bien organizado, exista una persona o un grupo de personas encargados de atender estos requerimientos.

Asimismo, una muy buena manera de conseguir resultados organizados y fáciles de deconstruir y analizar, es proveer al departamento comercial de la compañía de encuestas, exámenes o tests, que nuestros compañeros puedan realizar cada cierto tiempo a sus clientes y de ese modo, mantenernos informados acerca de sus preferencias.

Otra manera de adquirir conocimientos más precisos es acudir directamente a las fuentes de información por excelencia, que son las Farmacias, cuyos empleados conocen directamente a los pacientes y sus prescripciones. Y un método de monitóreo alternativo, podrían ser las Escuelas de Médicos, Asociaciones y Entidades o Fundaciones vinculadas con la medicina, que suelen también tener listados de profesionales, con datos y antecedentes actualizados.

Finalmente, en el encuentro mismo con el médico, y esto ya lo hemos mencionado, un visitador perspicaz puede hacerse de una buena cantidad de información, y mejor aún, de gran calidad, sin perder el respeto y la diplomacia y sin molestar al médico.

Así, llegamos a la tercera fase de este proceso de investigación, que como en todo planeamiento, consiste en la organización de los datos. Una vez recabados todos los conocimientos ineludibles, es preciso elaborar un listado con las fuentes de dicha información; para poder consultarlo siempre y con facilidad; ya sea mediante un registro, agenda, cuadros comparativos o archivos virtuales; pero que todo el tiempo debe estar a mano, operar con funcionalidad y sin obstaculizar la actividad principal del Visitador Médico, que no deja de ser entrevistar a los profesionales, conocerlos profundamente y estrechar vínculos comerciales entre ellos y las distintas entidades de salud con la compañía.

Nueva gestión de tickets

2011-05-23T08:17:00.000-07:00

Con el fin de mejorar el servicio de atención al cliente de Sistema Elvis, hemos implementado a partir de mayo un nuevo centro de resolución de consultas.

El sistema de tickets actualizado, tiene varias mejoras con respecto al anterior:

Ahora el sistema envía las respuestas mediante email y mensajería interna de Sistema Elvis simultáneamente. Esto evita la pérdida de la comunicación por culpa de los filtros de spam de algunos servidores y acelera la llegada de la asistencia al usuario.
Ahora el sistema permite calificar la asistencia recibida para poder evaluar la gestión de nuestro equipo. Las calificaciones asignadas son visibles por la gerencia del laboratorio también.
Ahora los tickets y sus respuestas pueden ser consultadas por el nivel gerencial del laboratorio. Se ha integrado en los REPORTES DEL SISTEMA un BUSCADOR DE TICKETS interactivo que permtie realizar búsquedas por usuario, estado, fecha, claificación.
El historial de tickets permite además controlar los tiempos de respuesta y adjuntar a las respuestas comentarios específicos para los administradores del sistema en el laboratorio.

Además, por requerimiento de algunos clientes, quienes han encontrado compicado la implementación de un sistema interno de asistencia eficiente, nuestro nuevo gestor de tickets permite ser utilizado también para que determinadas consultas se deriven automáticamente a sectores internos de la empresa. Esta funcionalidad "híbrida" centraliza todas las consultas en un solo lugar, incluso aquellas que no sean específicas de Sistema Elvis. Solicite la activación de esta funcionalidad si le interesa.

Lleve a su equipo a un nuevo nivel

2011-03-18T08:48:00.000-07:00

Haga click aquí para ver la publicidad completa

Agendas y previstos

2011-03-01T09:29:00.000-08:00

Una de las tareas más importantes del visitador es la de la planificación. Es el momento en que pone a prueba su capacidad estratégica a la búsqueda de cumplir varios objetivos:

Optimizar su tiempo útil.
Optimizar sus recorridos geográficos.
Combinar y compensar las demás tareas que no corresponden a visitas pero que insumen también tiempo de su jornada laboral.

En este sentido Sistema Elvis cuenta con un módulo de AGENDAS que fue desarrollado sobre la premisa de ayudar al visitador a organizar todas sus labores como una totalidad, integrando los elementos a combinar en un solo lugar.

El previsto

La mayoría de los laboratorios pide a su fuerza de ventas que informe con anticipación su previsto. En él debe reportar a qué médicos visitará y en qué fechas / horarios lo hará. Sistema Elvis permite agendar a los contactos del fichero por día, pero además, cuenta con la funcionalidad de poder agendar por institución, localidad, barrio o zona, si fuera necesario.

Un factor importante del previsto es reportar y analizar cuánto del mismo se ha podido ir cumpliendo. En lo particular, las agendas visualizan rápidamente con íconos de colores el estado del contacto agendado (no visitado, visitado en fecha, visitado fuera de fecha).

En lo general, las agendas de Sistema Elvis cuentan con su propio paquete de reportes que informan el estado general de los previstos por APM, equipo o totales del laboratorio. En ellos se reportan índices y PKIs como: porcentaje de cumplimiento / incumplimiento de los previstos, cantidades de agendados / sin agendar, desviación de los previstos, agrupados por agendas, etc.

Eventos

El trabajo del visitador es tridimensional. No se limita a visitar metódicamente a sus médicos. Debe, a lo largo de su jornada, realizar otras actividades que complementan y optimizan sus visitas. Con este fin, Sistema Elvis permite agendar EVENTOS.

Eventos son todas aquellas actividades ajenas a la visita que deberá realizar. La utilidad principal de esta función es facilitar el armado de previstos permitiendo integrar todas aquellas acciones que le insumirán tiempo y le restarán disponibilidad para las visitas.

Tareas

A menudo el visitador debe programar y cumplir con actividades que no surgen de él. Desde la gerencia del laboratorio, o desde su supervisor de equipo, pueden surgir requerimientos que debe resolver. Mediante la función de TAREAS, Sistema Elvis permite a los niveles superiores asignar tareas, incluir deadlines, notificaciones y avisos.

Gracias a la asignación de estados, el usuario que distribuyó la tarea puede consultar el estado de la misma. Se detalla en estos reportes la cantidad de usuarios asignados por tarea y el estado de la misma en cada uno de ellos (¿la tarea está pendiente o ha sido resuelta?).

Y luego del previsto...

Las agendas no solo deben servir para planificar, sino también para analizar lo realizado. El cumplimiento de lo planificado es una variable de análisis de gestión del laboratorio, cuyos parámetros de cumplimiento estarán ligados con la estrategia de la empresa en cuanto a qué tan flexible es el día a día de cada APM. Las agendas de Sistema Elvis cuentan con visualizaciones de lo planificado, pero también de lo realizado. Mediante diferentes formatos de calendarios es posible ver lo realizado integrando todos los elementos en una sola pantalla (visitas, no visitas, viáticos, licencias, tiempos no promocionales, etc).

En resumen, el paradigma de Sistema Elvis es aproximarse a la labor del visitador de manera integral, permitiéndole resolver todas sus actividades con una única herramienta, integrada y compacta.

La biblia del visitador: El médico

2011-02-04T15:19:00.000-08:00

Una de las tareas previas a la visita propiamente dicha se concentra en la investigación del mercado escogido. En la misma zona donde se realizará el trabajo, es probable que haya un gran número de profesionales de la medicina, cada uno con distintas especialidades y características, las cuales pueden redundar en uno o varios beneficios para el visitador o simplemente hacerle perder el tiempo. Por eso, es muy importante que todo visitador médico desarrolle un pequeño estudio de mercado antes de comenzar el trabajo inherente a su función concreta.

La idea es avanzar desde lo general hacia lo particular. Entonces, la primera actividad a realizar consiste, básicamente, en desarrollar una lista que contenga todos los profesionales ubicados en su zona de trabajo. Es decir, usted debe localizar del modo más rápido y efectivo todos y cada uno de los médicos, consultorios, clínicas, etc., que operan en su zona y detallar lo más ampliamente posible toda la información referente a los mismos. Debe, entonces, encontrar a los responsables de las instituciones o a los médicos particulares, y describir sus datos personales, además de cualquier otra información que le pueda servir a corto plazo o en el futuro. Esto es: Nombre de las instituciones, nombre y apellido de los médicos, domicilios, teléfonos, direcciones de correo electrónico, especialidades, horarios de atención, obras sociales con las cuales trabajan, etc. De este modo, cuando inicie su tarea fundamental, usted será un visitador actualizado y realmente al tanto, consciente del mercado en el que desarrollará sus competencias.

Remarquemos, nuevamente, la importancia de este trabajo de investigación, cuyos resultados no deben ser simplemente almacenados, como una simple agenda o guía de médicos o instituciones, sino más bien como un espacio de consulta y estudio permanente y que, por consiguiente, debe ser aggiornado todo el tiempo.

Veamos, ahora, más en profundidad en qué consiste la información a recabar, ya que cada dato a obtener se corresponde con un objetivo en particular. No tiene el mismo valor sólo el nombre y la ubicación de un profesional como, por ejemplo, reconocer su experiencia, saber qué rango ocupa dentro de una institución o estar al tanto de sus modismos profesionales o de comunicación.

Al respecto de su información personal, entonces, debemos distinguir entra los datos que son útiles al sólo efecto de la localización del médico, de aquellos que nos pueden servir para una aproximación más personal. Conocer el nombre, el domicilio, el teléfono y el correo electrónico de un médico, nos ayuda a construir un perfil básico del profesional, a ubicarlos en la zona de visitas y a poder acceder al mismo de diferentes maneras, ya sea a través de la visita propiamente dicha, estableciendo una comunicación telefónica o solicitando una entrevista o simplemente enviando información o material promocional a través de internet. Por otro lado, contar con datos más específicos, como su número de teléfono móvil, su fecha de cumpleaños, saber si es o no un padre de familia, conocer las actividades que realiza durante su tiempo libre, sus gustos, o incluso estar al tanto de las cualidades de su carácter, nos brinda una visión más cercana y muchas más posibilidades de estrechar lazos de un modo más familiar, sin dejar de lado la diplomacia. Un visitador que recuerda una fecha especial para un médico y le hace llegar un presente o que hace uso de cierto merchandising, que al médico se le hace útil o que adhiere a su gusto, tiene muchas más posibilidades de atraer la atención de dicho profesional, que otro que sólo sabe el nombre del médico y el del producto que le quiere ofrecer. Y si se trata de un visitador ágil y perspicaz, que en una pequeña entrevista, incluso telefónica, puede distinguir las cualidades comunicacionales del médico, tenemos una gran parte de la visita para prenunciar y trabajar confortablemente. Es decir, si el visitador tiene la habilidad de distinguir si el médico es una persona que se toma poco tiempo para este tipo de actividades y habla rápidamente o si es una persona amable o una de carácter volátil o disperso, podrá prever de qué manera presentar sus argumentos y desarrollar la futura entrevista de acuerdo con las necesidades del médico, sin hacerle perder tiempo o perturbar su trabajo con preguntas o actitudes que, por ejemplo, le resulten incómodas.

Tratándose de las instituciones, hospitales, clínicas o consultorios, se requiere la misma información y algunos extras. Es sumamente necesario conocer los nombres, especialidades y localizaciones de cada lugar, así como las formas de acceso, horarios y particularidades de cada espacio de trabajo. Al igual que con los médicos particulares, es importante categorizar a las instituciones por áreas geográficas, especialidades u horarios de atención. De se modo, se puede organizar mejor el tiempo. Es bueno saber qué cargo ocupa la persona que uno va a visitar, cuánto hace que trabaja en la institución y, en lo posible, su nivel de popularidad o influencia. Dar con la persona indicada dentro de un lugar, puede abrirnos las puertas a futuras entrevistas con muchos más profesionales. Por lo cual, no es igual entrevistar a cualquier médico dentro la institución que a otro, reconocido en su ambiente, que hace mucho tiempo que trabaja en el mismo lugar y que ocupa un cargo importante.

Volviendo a los profesionales particularmente, hay otra serie de datos que es necesario conocer para obtener una mejor acogida a la hora de la entrevista y, sobre todo, organizar mejor el o los encuentros con los médicos. Una de las cosas más importantes a realizar con estos datos, es su división. Crear un orden de los mismos, a través de cuadros, estadísticas, cronogramas, etc., que nos permitan realizar nuestro trabajo de modo coherente y altamente profesional, con una visión dinámica y progresiva, adelantada y contemporánea. Por ello, hay datos, como la especialidad del médico, la experiencia en su área, la institución donde recibió su educación o su pertenencia a distintas asociaciones o grupos, que nos permitirán no sólo distinguir a los médicos entre sí, sino, por el contrario, poder reunirlos en distintas categorías, que luego habremos de utilizar creativamente organizando distintos tipos de eventos: recepciones, encuentros de especialistas, reuniones de ex-egresados, simposios y cualquier otro tipo de encuentros que se nos ocurra, en donde podamos promocionar nuestro material, ya sea a través de la publicidad, el auspicio o la presentación directa de los productos.

Finalmente, es muy importante para todo visitador estar al tanto del nivel socioeconómico y las preferencias y volumen de prescripción del médico o la institución. Se sobreentiende que captar la atención de un profesional con un gran volumen de recetas y un buen poder adquisitivo será mucho más beneficioso que conseguir un cliente promedio. No sólo por el beneficio intrínseco de obtener un buen cliente o un buen negocio, sino por los clientes potenciales que representa a través de su influencia y por el prestigio inmediato que le brinda a nuestro currículo trabajar con un profesional exitoso y reconocido.

Capacitaciones 2010

2010-12-25T08:00:00.000-08:00

Como todos los años, compartimos con nuestros clientes momentos de las capacitaciones de Sistema Elvis que nos han llevado por el mundo. Muchas gracias a todos por confiar en nosotros nuevamente.

Elvis, un sistema inteligente

2010-11-05T14:16:00.000-07:00

La mayoría de los sistemas funcionan como simples interfaces entre el usuario y la base de datos. En ningún caso el sistema se hace "responsable" de la calidad de la información almacenada. Esta carencia hace que con el tiempo la calidad del fichero del laboratorio vaya disminuyendo. Errores de tipeo, repeticiones de registros, superposición de datos, falta de validaciones cruzadas; hacen que la información vaya perdiendo fidelidad y los reportes obtenidos se desvíen cada vez más de la realidad que se intenta registrar y analizar.

¿Sabía usted que Sistema Elvis, a diferencia de la mayoría de los sistemas, cuenta con herramientas de auto depuración que ayudan al laboratorio a mantener la calidad del fichero?

Sistema Elvis no es un simple intermediario entre sus usuarios y su base de datos. Por el contrario, Sistema Elvis cuenta con herramientas que lo vuelven "inteligente". El mismo sistema colabora para que la calidad de la información del fichero sea siempre la mejor y esté en su estado óptimo para ser analizada.

Editor de campos múltiples

Esta herramienta permite realizar correcciones masivas en el fichero. Muchas veces la obtención de reportes que desglosen la información por algún campo en particular se vuelve dificultosa debido principalmente a errores de tipeo o al uso de sinónimos (por ejemplo: llamar a una misma localidad con nombres distintos o variaciones del mismo).

El editor de campos múltiples permite detectar estas variaciones y unificarlas. Con el tiempo, Elvis "aprende" de los ajustes realizados y permite ejecutarlos en el futuro automáticamente.

Detector de contactos repetidos

Uno de los grandes problemas al momento de mantener un fichero depurado es el de los contactos repetidos. Ya sea porque los APMs ingresan a un mismo médico con variaciones en el número de matrícula o nombres diferentes, la mayoría de los sistemas no logran detectar la repetición porque usan filtros exactos.

Sistema Elvis cuenta con una herramienta que implementa tecnología "semántica". El detector de contactos repetidos recorre el fichero y analiza cada contacto mediante comparaciones de aproximación. Estos algoritmos le permiten indicar, mediante porcentajes de confianza, el grado de seguridad con que Elvis cree que dos o más contactos son la misma persona.

Cuenta además con un compactador que puede ejecutarse al detectar contactos repetidos. La herramienta permite unificar los contactos en uno solo sin que se pierda nada de los historiales de los contactos compactados.

Validación de domicilios

La validación de domicilios permite estandarizar los nombres de las calles, las localidades, las provincias y los códigos postales. Ya hemos tratado este tema en detalle en otros artículos del blog.

Base maestra de instituciones

Sistema Elvis cuenta con una base maestra propia de 12.000 instituciones médicas. Todas ellas están validadas y ubicadas geográficamente por su latitud y longitud. De esta manera, cada vez que un APM da de alta un domicilio, el mismo es cruzado y validado con la base de datos maestra para estandarizar también el nombre de la institución y localizar al contacto geográficamente.

Conclusión

Las nuevas tecnologías están modificando radicalmente el horizonte de las herramientas informáticas. Los avances en geolocalización y sistemas semánticos están abriendo la puerta a sistemas capaces de aportar su "inteligencia" a la labor de los usuarios para ayudarlos a optimizar su gestión.

El equipo de Elvis mantiene el desarrollo del sistema vivo y vital. No se trata de un sistema concluido, sino de una herramienta en constante evolución que suma las nuevas tecnologías para mejorar la calidad de la gestión de nuestros clientes.

Reportes geográficos

2010-09-21T17:01:00.000-07:00

A partir de octubre se suma a Sistema Elvis un nuevo módulo de reportes geográficos. Mediante el análisis de las localidades y provincias almacenadas en los domicilios de contactos en el fichero, el nuevo reporte genera informes geográficos con una interfaz gráfica e interactiva.

A través de algunos controles de uso simple se puede recorrer los mapas con las provincias y localidades de cada país, agrandarlos y reducirlos. El reporte ubica en cada zona los índices por provincia o por localidad como las coberturas regionales, el tamaño de los ficheros o la cantidad de visitas realizadas.

Además de los valores generales, el reporte posee un pack de filtros para poder crear mapas con características demográficas puntuales, por ejemplo:

Analizar la cobertura en las localidades de una provincia en particular, solo de los contactos que sean cardiólogos.
Saber cuántos contactos que atienden en hospitales hay en cada provincia.
Informar cómo están distribuidos los alergólogos que visita un equipo en determinado grupo de provincias.

Otras funcionalidades importantes son:

La información de los reportes puede también exportarse en un formato tabulado tradicional para visualizarlo como tabla o archivo de Excel.
El módulo interactúa con los índices y alertas de los paneles de control ya existentes en Sistema Elvis. De esta manera, es posible colorear las localidades / provincias de acuerdo a las alertas rojas y amarillas predeterminadas por el laboratorio.
Como todos los reportes de Sistema Elvis, pueden generarse los informes históricos que se deseen sobre los distintos ciclos ya cargados.

Una ventaja estratégica fundamental es que hemos además integrado información estadística y censal de cada país que permite graficar sobre los mapas la cantidad de habitantes por médico visitado, por localidad y provincia. De esta manera es posible definir aquellas áreas geográficas con potencialidad prescriptiva alta que están siendo desaprovechadas o desatendidas. Los datos de población con los que cuenta Sistema Elvis han sido obtenidos de los censos oficiales de cada país. Los países que ya cuentan con estos datos estadísticos a la fecha son: Argentina, España, Perú y Uruguay.

Recuerde que esta herramienta de reportes geográficos es independiente del módulo de geolocalización. Este último, existente en Sistema Elvis desde hace aproximadamente un año, sirve para localizar los contactos del fichero sobre mapas (GIS), filtrarlos, transferirlos y segmentarlos. Los reportes geográficos, en cambio, generan informes macro para la gestión estratégica general.

Sobre Sapitos y TelarañasEstrategias de apertura de e-CRM aplicadas a la industria farmacéutica

2010-08-08T19:35:00.000-07:00

Autor Lic. Martín Marcelo Sgattoni.

"Me interesa el futuro. Es el sitio donde voy a pasar el resto de mi vida." Woody Allen

Las novedades se vuelven cotidianas

Le propongo un experimento clásico. Tome una olla con agua hirviendo. Meta en ella un sapo. Vea como el animalito salta y escapa inmediatamente. Vacíe el recipiente, llénelo de agua fría y vuelva a meter el sapo en él. Ahora lleve la cacerola al fuego y espere a que hierva. Esta vez el batracio no se mueve. Muere hervido incapaz de percibir los cambios que acontecen a su alrededor paulatinamente. Bienvenido al mundo de la Internet.

A menudo trato de mirar a mi alrededor haciendo una lista de las cosas cotidianas que conforman mi entorno y que antes no estaban. Vaya uno a saber cómo, ahora ocupan un lugar fundamental. Hay que estar atento. No hay que dejar que nada gane temperatura sin que no lo percibamos. Es darse cuenta o hervir como el sapo.

Piense en cosas simples si no, el e-mail, el celular. ¿Hubiera creído diez años atrás que no iba a poder trabajar sin estas herramientas? Vivimos en un medio que constantemente muta y no siempre nos avisa. De hecho son los cambios paulatinos y no los bruscos los que exigen un mayor poder de adaptación. El cambio radical es visible. La transición es corta. Lo percibimos más fácilmente.

Canales vs. servicios

Los cambios lentos suelen llevar a las empresas sin capacidad de adaptación a una agonía lenta y a una muerte segura. Es curioso ver a la mayoría de las empresas farmacéuticas permanecer quietas mientras Internet inunda y modifica radicalmente a sus consumidores y mercados. La mayoría no reacciona. Se paralizan como el sapo. No perciben que el agua se entibia. Se mantienen incrédulos ante la posibilidad de que esta nueva realidad vaya a pasarles por encima.

En la década del 80 se crearon en la industria de la informática dos bandos ideológicos representados de alguna manera por IBM de un lado y Microsoft del otro. Las posiciones eran claras y rotundas. IBM apostaba al hardware, al equipamiento, a la computadora en si, al aparato. Microsoft en cambio (liderada por Bill Gates) apostó al software, a la información que se ejecutaba sobre ese hardware.

Accediendo a http://philip.greenspun.com/WealthClock se puede ver el estimado de la fortuna de Bill Gates al día y en tiempo real. En el momento en que escribo estas líneas la cifra es de 59.242.025 billones de dólares. Está claro quien ganó la apuesta. Hoy a la distancia los motivos también son obvios. ¡Claro! Siempre es fácil ver los cambios después de que sucedieron. ¿No es de eso de lo que estamos hablando?

El hardware al que IBM apostó toda su estrategia era imitable, no generaba ningún valor extra que lo hiciera indispensable y difícil de copiar. Se convirtió en un simple canal. Bill Gates, que es de los sapos que saben saltar a tiempo, se la vio venir. Se aprovechó de ese canal y acopló a esas computadoras el servicio. Programas que hacían nuestra vida más fácil y entretenida al mismo tiempo en que se convertían en estándares y se nos hacían imprescindibles.

Canal de servicios

La década del 90 trajo la fiebre de los .COM. La explosión desmedida de Internet como novedad produjo una generación de jóvenes empresarios que se revolcaban de felicidad sobre sus acciones sobrevaluadas. El desastre llegó con la misma velocidad. En pocos meses cualquier cosa que estuviera relacionada con la palabra Internet era considerada un fiasco.

La mayoría de los emprendimientos resultaron desastres, incluso los desarrollados por grandes compañías ya exitosas en otros rubros, con eficientes gerentes de marketing e importantes inversiones. ¿Por qué? Por falta de capacidad analítica. Por dar por obvio lo que no lo es. Por ignorar los recursos y de que manera éstos afectaron al medio.

Todos estos negocios partieron de un preconcepto equivocado: creer que Internet es un medio de comunicación. Nada más alejado de eso. Comparar Internet con la radio, el diario o la TV es un error capital. Es más, creer que Internet va a terminar fusionándose con la TV, como muchos han vaticinado, es dudoso también. Me arriesgo a enunciar que en el campo del entretenimiento puede llegar a pasar parcialmente, pero nada más que ahí. Por el contrario, Internet se aleja cada día más del esquema de los medios de comunicación tradicionales.

Es cierto que en un comienzo se les pareció bastante, porque este error de concepto llevó a que los primeros contenidos de la red fueran 'adaptaciones' de los medios de comunicación tradicionales. Mire si no las publicidades, pautadas al igual que un aviso en un diario o en una tanda televisiva. Y mire también los resultados: pésimos. Nadie clickeaba nuestros banners, sólo nuestros parientes visitaban el portal de nuestra empresa. Internet no es un medio de comunicación, es un canal de servicios.

La reciente implosión de los .COM en el fondo ha sido muy saludable. Esta purga acelerada ha dejado el aire necesario para que los verdaderos líderes con ideas innovadoras comiencen a encontrar su lugar.

Sobre revoluciones y sus tiempos

La furiosa caída ha dejado a más de un analista desconcertado. Quizás por no ver al proceso del nacimiento de Internet como una revolución. Cuando digo revolución me refiero al sentido histórico de la palabra. Un período caótico acontece en toda revolución luego de la desaparición de los liderazgos iniciales, finalmente desaparece la vorágine poco a poco. Siempre que llovió, paró. Para los líderes innovadores el momento es óptimo. No para sentarse a esperar el natural equilibrio que el mercado está solidificando ahora, sino para fortalecer sus estrategias.

En los 80 y los 90 el enfrentamiento fue hardware / software; canal / servicios. Quienes supieron verlo a tiempo han ganado. Hoy la pregunta sería la siguiente: ¿Dónde se está entibiando el agua ahora?

Siguiendo con las metáforas zoológicas: ¿sabe Ud. lo que significan esas WWW que se anteponen a toda dirección de Internet? World Wide web. Algo así como 'Gran Telaraña Mundial'. Interesante concepto el de la telaraña. Para beneficio de unos pocos y desgracia de otros muchos; todo lo cubre, todo lo abarca. Ahora deberíamos preguntarnos a nosotros mismos, así como en el comienzo de este artículo decidimos estar en el bando de los sapos que saltan, ¿dónde queremos estar en esta Gran Telaraña Mundial? ¿Queremos ser arañas o moscas?

La red de la empresa

Empecemos a tejer. La web a demostrado ser un eficiente canal de servicios con herramientas y aplicaciones cada vez más inclinadas al software. Esto ha generado una nueva industria, la del CRM. Customer Relationship Managment es una industria esencialmente basada en la tecnología de la información. Metodologías, estrategias, software y aplicaciones web unidas para organizar y manejar las relaciones de la empresa con el cliente individual.

El concepto es simple. Toda la información centralizada para que los integrantes de la empresa tengan acceso y así lograr que los productos cumplan con todas las necesidades específicas de cada consumidor. El problema es que una estrategia de CRM necesita que todos los empleados de la compañía hagan foco en el cliente y no en el producto. Esto es fácil decirlo, pero la práctica indica que no es simple lograrlo.

Data mining, call centers y las aplicaciones inteligentes deben permitir a la empresa unificar la información necesaria para aceitar la relación con el cliente. El mayor obstáculo que han encontrado los laboratorios al encarar estas estrategias es no saber muy bien que tipo de información es la que deben recaudar. Consiguen las herramientas, pero no saben como utilizarlas. Muchas veces, la estrategia de CRM queda limitada a crear una gran libro de direcciones sin llegar a brindar mayores beneficios que los que puede dar una guía telefónica común y corriente (¿o un fichero médico?).

La ventaja estratégica sobre los competidores está en organizar el conocimiento corporativo de tal manera que sea siempre fácilmente accesible por cualquiera. Una eficiente estrategia de CRM basada en herramientas de la web nos obliga a realizarnos varias preguntas.

¿Quién es mi médico?

El CRM debe lograr la construcción de un perfil lo suficientemente completo para lograr “clientes únicos”. Esto implica estructurar la información para que sea relevante a nuestra empresa, nuestros productos y estrategias. Todo dato que no contribuya a estos puntos, no es necesario y ayudará solamente a agigantar nuestras bases de datos y hacerlas menos accesibles y funcionales.

Hay una frase de Borges (perdonen la inexactitud, estoy citando de memoria) que dice que a lo largo de su vida el hombre acumula las imágenes de todo lo que hace. Un minuto antes de morir, descubre que ese paciente laberinto de líneas, traza la forma de su cara. Lo que Borges nos dice es que en esencia, somos lo que hacemos. Yo agregaría también que lo que hacemos sucede en diferentes ámbitos. Debemos pensar nuestras herramientas de CRM para que no funcionen hacia adentro. No queremos sólo almacenar lo que el cliente hace en relación a la empresa. Deberíamos ir un poco más allá y desarrollar herramientas de e-CRM que exploren otros ámbitos en los que se mueva el cliente, ajenos al nuestro. En definitiva el objetivo debe ser la creación de un perfil tridimensional.

Para la industria farmacéutica, el perfil de nuestro cliente debería construirse básicamente en torno a su desarrollo profesional porque ese es el ámbito en el cual consume/receta nuestros productos. Comprender profundamente a nuestro médico implica saber por ejemplo: ¿con qué otros médicos se socializa? ¿a qué colegas admira? ¿en qué actividades científicas participa? ¿qué rol desempeña en ellas? ¿qué intereses académicos tiene? ¿con qué sociedades está en contacto y de que forma participa en ellas? ¿qué material lee? ¿qué nivel de actualización posee? ¿se capacita?

La mayoría de las estrategias de CRM carece de estos aspectos. Funcionan como bases de datos de los contactos que la empresa tiene con el profesional. No van más allá. Por eso es que crear una estrategia orientada al cliente y no al producto resulta fácil en teoría solamente.

Las nuevas estrategias de e-CRM implican invertir en herramientas que abran las puertas de la empresa. Nuestras aplicaciones deben interactuar en el ecosistema mismo del profesional. Hay que afianzar las relaciones con instituciones del medio (sociedades, asociaciones, hospitales) brindándoles servicios desde el laboratorio que les sean útiles y que al mismo tiempo generen la información necesaria para nuestra base de datos. Construir la red hacia fuera en todos los ámbitos donde el médico se desenvuelve.

¿Qué quiero conseguir con mi estrategia de CRM?

Los objetivos principales deberían ser: responder más rápidamente las necesidades del cliente, aumentar la eficiencia global del laboratorio mediante la automatización de los métodos, comprender más profundamente al cliente, aumentar las posibilidades de venta, justificar las estrategias sobre datos reales, mejorar nuestros productos gracias al feedback del médico, optimizar la distribución de los esfuerzos de marketing.

Suele afirmarse que una estrategia de CRM bien aplicada servirá para orientar las mayores inversiones a los clientes más rentables. Pensemos en estas herramientas que permiten abrir la recolección de información hacia el exterior. Podríamos por ejemplo establecer con estos datos una cadena de referentes. ¿Qué médicos funcionan como generadores de opinión? Definiendo esta variable estaríamos estableciendo aquellos individuos sobre los cuales nuestras inversiones de publicidad y marketing tendrían un mayor retorno gracias a un efecto cascada.

Una vez obtenida la información debemos definir como se realizará la bajada vertical y horizontal de esta información dentro del laboratorio. Consideremos que la percepción que cada cliente tiene de nuestra empresa está compuesta por átomos de experiencias individuales y aisladas que ha tenido dentro de toda la estructura de la compañía. El objetivo de nuestro CRM no debe ser solamente lograr que este compendio de experiencias sea satisfactorio, sino también coherente.

La información es la llave del éxito, pero también la capacitación de nuestros empleados con respecto a la forma de interpretarla y procesarla es fundamental. Para esto la web es también una herramienta importante. Los avances en el rubro de capacitación online son muchos y permiten llevar adelante programas de entrenamiento para toda la empresa a muy bajo costo y alta efectividad.

¿Cómo elijo mi estrategia de CRM?

Por ultimo debemos asegurarnos que nuestros requerimientos antes enunciados vayan de la mano de nuestro presupuesto. No queremos gastar en sistemas que no cumplan con nuestras necesidades. La elección final de la estrategia debe involucrar a todos los eslabones de la empresa, para asegurar la coherencia antes mencionada por parte del laboratorio de manera integral en toda su estructura. Debemos definir de antemano todas las necesidades de los circuitos internos en términos de información requerida.

Una vez puesto en marcha el proceso es fundamental entender que si partimos de la premisa que el cliente es lo que hace, debemos darle tiempo a nuestra estrategia de CRM para que el cliente “haga” y nuestras herramientas “recolecten” la información generada. Continuidad es la clave de todo el sistema. Sin proyección temporal y constancia, la estrategia fracasa indefectiblemente.

El futuro comienza hoy

Clive Lewis decía: 'Pensamos el futuro como una tierra prometida, y no como lo que cualquiera alcanza a un ritmo de sesenta minutos por hora, esté preparado o no.' En definitiva el tiempo no deja de caminar y el agua se está entibiando. Depende de cada uno decidir entre quedarse inmóvil o dar el salto.

Este artículo ha sido publicado en Revista INTER PHARMA (publicación de la Sociedad Argentina de Marketing Farmacéutico).
Este artículo ha sido publicado en Revista Interna de Laboratorios Boheringer.

Validación de domicilios en Sistema Elvis

2010-07-01T16:50:00.000-07:00

La herramienta de validación de domicilios de Sistema Elvis constituye uno de los pilares que lo convierten en un sistema único y diferenciado en el mercado de los CRM para la industria farmacéutica. A continuación, 5 preguntas y sus respectivas respuestas para entender mejor de qué se trata esta aplicación.

1. ¿Qué es la herramienta de validación de domicilios de Sistema Elvis?

Es un proceso mediante el cuál se mejora el fichero del laboratorio a través de la normalización de las direcciones, la asignación del CPA y la corrección de los datos existentes.

2. ¿En qué consiste el proceso de validación?

Consiste en validar contra la Base Maestra de CPAs de Correo Argentino, las direcciones de los contactos del laboratorio, procesando en forma inteligente la información; con el objetivo de estandarizar los domicilios (calle, altura, localidad, provincia) y asignar el nuevo código postal.

El proceso se realiza automáticamente en el momento que el APM da de alta a un nuevo contacto en su fichero. En lugar de tipear la información del domicilio, el visitador responde a una serie de preguntas que le realiza Sistema Elvis. Esto da como resultado el domicilio validado e indexado.

3. ¿Qué beneficios se obtienen al tener el fichero del laboratorio con sus domicilios validados?

Se eliminan errores de tipeo.
Mejora la calidad de las bases de datos, facilitando su administración y mantenimiento.
Identifica mejor a los contactos del fichero, brindando herramientas para segmentarlos con mayor precisión geográfica.
Facilita las tareas de rezonificación.
Permite el vínculo con otras bases de datos asociadas.
Se evitan superposiciones de calles con el mismo nombre pero pertenencientes a distintas localidades.

4. ¿Qué es el CPA que Sistema Elvis le genera a cada domicilio validado?

El CPA resume en un sólo campo los datos de calle, localidad, provincia, código postal y rango de altura. Esta codificación amplía la información brindada por el código postal anterior, incorporando 4 letras que permiten identificar cada cara de manzana en las localidades de más de 500 habitantes.

5. ¿Qué otras herramientas de Sistema Elvis se benefician de la validación de domicilios?

Sistema Elvis cuenta con dos herramientas que se acoplan sobre la estructura de domicilios validados:

Base maestra de instituciones de la salud: Sistema Elvis cuenta con una base de datos maestra de más de 12.000 instituciones, hospitales, obras sociales y consultorios de la Argentina. Cada domicilio validado es cruzado con esta base de datos para indexar también la institución a la que pertenece el contacto.
Geolocalización: Sistema Elvis cuenta con un módulo de geolocalización que ubica automáticamente sobre mapas geográficos los contactos de cada fichero a través del CPA (Haga click aquí para leer un artículo relacionado).

Hasta la fecha, la validación de domicilios en Sistema Elvis está disponible solo para Argentina.

26 de mayo: Día del visitador médico

2010-05-25T08:50:00.000-07:00

El 26 de mayo de 1947, el padre de la salud pública en Argentina, el Dr. Ramón Carrillo consideraba públicamente que los agentes de propaganda médica tenían una función esencial como auxiliares de la salud. Así nace la conmemoración como día del visitador médico en esta fecha.

¡Feliz día a todos!

La biblia del visitador: El encuentro

2010-04-23T15:40:00.000-07:00

Hay un momento muy importante para el visitador médico, cuando el corpus de su experiencia teórica es puesto en cuestión. Es decir que todo aquello en lo que se ha estado instruyendo y disciplinando es testeado en el campo de la acción. Dada la alta competencia y las distintas y numerosas exigencias del mercado contemporáneo, el visitador médico actual debe asirse de varias herramientas y aumentar y diversificar sus destrezas. A la hora de reunirse con el médico, que es el instante fundamental, un visitador ejemplar debe ser altamente perceptivo, analítico, comunicativo y eficiente. Existen variadas etapas en el procedimiento del encuentro con el médico. Tantas como formas de llevar adelante cada una de ellas. Y todas se vinculan con el proceso mismo de la comunicación con el otro.

Por otro lado, una negociación es también una forma de comunicación. Y negociar es precisamente lo que un visitador hace con un médico. En este caso, el tema es muy complejo. Se entiende que el visitador trabaja para una empresa y que intenta convencer al médico de probar determinado producto; sin embargo, al estar ambos elementos incluidos en el ámbito de la medicina, subyacen cuestiones éticas ineludibles, a los efectos de la salud.

De esta manera, al momento de producirse la entrevista con el médico, nos adentramos en el quid de la cuestión. Allí, donde comienza a desarrollarse esa particular forma de diálogo, que en el caso del visitador debe atender a un resuelto interés comercial y unas normas profesionales prudentes y dignas.

Avancemos, entonces, en el proceso. Hay distintos momentos:

1 – La planificación de una metodología de trabajo.

2 – El encuentro propiamente dicho.

3 – La presentación.

1 – La planificación de una metodología de trabajo

Lo primero que un visitador debe hacer es organizar su material de trabajo. Lo cual consiste, básicamente, en ordenar la información que posee, planear estratégicamente su agenda e investigar y estudiar muy bien su exposición. Tiene que estar muy seguro de qué va a hacer, qué va a decir, cómo lo va a decir, a quién se lo va a decir y qué quiere conseguir. Recuerde que no siempre se realiza la misma actividad en esta labor. Se puede visitar a un médico por primera vez y darle a conocer una empresa o un producto hasta el momento ignotos para él. Se puede pasar una segunda o una tercera vez, como forma de reforzar la información ya suministrada. Y, por supuesto, en algún momento se va a convenir la negociación definitiva de un prospecto.

En todos estos casos, el visitador debe elaborar un plan de acción. Se debe conocer el objetivo fundamental de la visita y, en torno a él, armar una estrategia, por supuesto, investigando previamente al médico que se va a visitar, el contexto, el producto que se quiere dar a conocer, etc. Esto, evidentemente, redunda en un beneficio para el visitador, quien asiste a la entrevista ya informado, atento, con un gran conocimiento de la situación y con cierta ventaja sobre el médico.

2 – El encuentro propiamente dicho

En el encuentro con el médico, es donde se lleva a cabo literalmente el proceso de la negociación: el visitador exhibe un producto, lo describe, lo vende y el médico decide si le interesa o no. Es éste el momento cuando el visitador debe hacer uso de las estrategias y formas de promoción ya mencionadas en la etapa anterior.

Un visitador altamente informado, bien predispuesto, atento, perceptivo, con claros argumentos de promoción, obtiene una segunda entrevista. Un visitador que no sabe nada acerca del médico, por ejemplo, puede no llegar a un segundo encuentro.

3 – La presentación

La presentación debe realizarse de manera respetuosa y ordenada. Debemos tener en cuenta que el médico nos concede parte de su tiempo y, a modo de gratitud, debemos corresponder con buenos modales, precisión y fluidez. La presentación no debe ser de ningún modo aburrida o redundante. No hay que darle a un médico información que ya tiene o que nosotros mismos le dimos en otra oportunidad. Se trata, sin más, de una forma de diálogo. Mostrar rápida y coherentemente lo que tenemos para mostrar y ser receptivo y perceptivo en las respuestas ajenas. Saber aceptar las decisiones del otro y escucharlo constantemente, ya que es la única manera de conocerlo verdaderamente. En suma, debe uno realizar una presentación organizada, sintética y respetuosa. Simplemente el buen uso de esas pocas cualidades pueden abrir las puertas a un segundo encuentro.

Como ya bien mencionamos, uno debe preguntarse qué le va a decir al médico, cómo se lo va a decir, de qué manera se puede condensar la información para no quitarle tiempo y, finalmente, ya que brindar una buena información o hacer una gran presentación podría no ser una gran muestra de gratitud, el visitador debe preguntarse qué tiene para ofrecerle al médico, además de sus conocimientos, a cambio de su tiempo.

Tablas de contingencia (2)

2010-03-15T15:34:00.000-07:00

Meses atrás publicamos un artículo explicando la herramienta de tablas de contingencia integrada a Sistema Elvis. A continuación profundizamos el tema y explicamos más en detalle el uso de las mismas.

La herramienta de tablas de contingencia es sencilla de usar una vez que uno se familiariza con su funcionamiento, pero es importante entender su lógica de procesamiento de los datos para sacarle el mayor beneficio posible.

Quienes ya las saben usar en Excel (allí aparecen como "pivot tables" o "tablas dinámicas"), encontrarán muy útil el poder generar este tipo de reportes sin tener que abandonar el sistema ni importar la información a la planilla de cálculo.

Para acceder a la herramienta; vaya al menú REPORTES, opción TABLAS DE CONTINGENCIA.

Comprender la estructura de los datos que analiza, y de qué manera lo hace, facilita el datamining* y aumenta el rendimiento del business intelligence* aplicado al sistema.

El datawarehouse* de Sistema Elvis está organizado en torno a dos cubos de información* (un cubo de información es un conjunto de datos crudos organizados a través de varias dimensiones).

El primer paso para crear una tabla de contingencia es definir sobre cuál cubo se trabajará. Cada cubo almacena un “universo” de datos diferente:

CONTACTOS

El universo de datos corresponde a la información de los contactos cargados en el fichero. Los datos de cada perfil y domicilio componen las diferentes dimensiones de análisis posibles.

VISITAS

El universo de datos corresponde a las visitas cargadas en el sistema a lo largo del tiempo. Aquí se suman los datos de la visita propiamente dicha a las dimensiones de análisis ya disponibles en el cubo anterior.

Seleccione el cubo a utilizar desde el menú correspondiente:

En el segundo paso corresponde definir las dimensiones* o perspectivas de análisis a través de las cuáles queremos recortar el cubo. Sistema Elvis permite definir hasta 4 dimensiones (2 horizontales y 2 verticales).

Veamos un ejemplo concreto: supongamos que queremos analizar si hay una correlación* (vínculo) entre los productos que nuestros visitadores están promocionando y la especialidad de cada profesional visitado. En este caso tenemos 2 dimensiones: productos promocionados y especialidad del profesional.

Defina las dimensiones de acuerdo al aspecto que desea que tenga la tabla de contingencia:

De esta manera se genera la tabla de contingencia que mostrará si existe o no la correlación planteada.

	DERMA	PEDIA	ALERG
CREMA ANTIALERGIA	11	3	25
CREMA ANTIPASPADURAS	14	66	2
CREMA ANTIGRANOS	48	0	1
CREMA ANTIHONGOS	73	6	6

De ser necesario, se podrían agregar hasta 2 dimensiones más. Por ejemplo, se podría haber definido una segunda fila con el campo MATERIALES DE LA VISITA para agregar al análisis la relación entre la especialidad y los productos promocionados en relación al material que se entregó en las visitas.

Finalmente, es posible aplicar, de la misma manera que en el fichero, filtros combinados a las tablas de contingencia:

Algunos puntos importantes a tener en cuenta:

Recuerde que puede generar las tablas de contingencia sobre cualquier ciclo histórico.
Puede definir si quiere contar o sumar los campos.
Los resultados pueden mostrarse como valores o como porcentajes.

Recuerde que las tablas de contingencia se emplean para registrar y analizar la relación entre variables de caracter cualitativo ya sean nominales u ordinales. Para análisis de caracter más cuantitativo, le recomendamos utilizar la herramienta de AGRUPADOS incluída en el menú de REPORTES de Sistema Elvis.

*Anexo de definiciones:

Datawarehouse (almacén de datos): En el contexto de la informática, un almacén de datos (del inglés data warehouse) es una colección de datos orientada a un determinado proceso de gestión que varía en el tiempo y ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza.

Cubo: Un cubo OLAP (OnLine Analytical Processing o procesamiento Analítico En Línea) es una base de datos multidimensional, en la cual el almacenamiento físico de los datos se realiza en vectores multidimensionales. Los cubos OLAP se pueden considerar como una ampliación de las dos dimensiones de una hoja de cálculo tradicional.

Datamining: La minería de datos consiste en la extracción de información que reside de manera implícita en los datos. Dicha información es previamente desconocida y podrá resultar útil para algún proceso. En otras palabras, la minería de datos prepara, sondea y explora los datos para sacar la información oculta en ellos.

Dimensión: Las dimensiones de un cubo son atributos relativos a las variables, son las perspectivas de análisis de las variables (forman parte de la tabla de dimensiones). Son catálogos de información complementaria necesaria para la presentación de los datos a los usuarios, como por ejemplo: descripciones, nombres, zonas, rangos de tiempo.

Dato: El dato (del latín datum), es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.

Business intelligence: El término inteligencia empresarial se refiere al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones. Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, bien como la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales.

Correlación: En probabilidad y estadística, la correlación indica la fuerza y la dirección de una relación lineal entre dos variables aleatorias. Se considera que dos variables cuantitativas están correlacionadas cuando los valores de una de ellas varían sistemáticamente con respecto a los valores homónimos de la otra: si tenemos dos variables (A y B) existe correlación si al aumentar los valores de A lo hacen también los de B y viceversa. Es importante aclarar que una correlación entre dos variables no implica, por sí misma, una relación de causalidad.

Pensando en tres dimensiones

2010-02-05T13:28:00.000-08:00

Sistemas de información geográfica aplicados a la visita médica
Autor Lic. Martín Marcelo Sgattoni.

Pensar en símbolos

Varios estudios antropológicos realizados sobre las pinturas hechas hace 15.000 años en las paredes de las cuevas de Lascaux en Francia han determinado que no son simples representaciones artísticas de animales: en realidad documentaban las rutas de migración de las especies. De esta manera, los primeros hombres organizaban sus cacerías a lo largo del año. Éste es el primer registro en la historia de la humanidad de una imagen asociada con un atributo de información geográfico.

En el marco de la psicología, el pensamiento espacial constituye una parte importante de la cognición en general, y hace referencia a los procesos a través de los cuales las personas perciben, almacenan, recuerdan, crean, editan y comunican datos espaciales. Esta forma de pensamiento nos permite a las personas generar significados mediante la manipulación de imágenes del mundo en el que vivimos.

Pensamos en función del espacio que nos rodea y que reproducimos en nuestras mentes. Tamaño, distancia, dirección, forma y movimiento son las propiedades sobre las que se basa nuestro pensamiento. Sin ellas, nuestra inteligencia sería tan abstracta que no podría motorizarse. Seríamos incapaces de pensar. Cuanto menos simbólica es la información que llega a nuestros cerebros, más difícil nos resulta generar relaciones y razonamientos útiles.

El primer caso de índole científico en el que se utilizaron referencias cartográficas fue el llevado a cabo por el epidemiólogo John Snow en 1854: marcó los casos de cólera sobre un mapa de Londres y pudo así detectar el pozo de agua contaminada que causó el brote de la enfermedad.

Los GIS

La revolución digital de finales del siglo pasado permitió que la información geográfica se volviera más accesible para la mayoría de las personas. La utilización de Sistemas de Información Geográfica, en tan sólo treinta años, se ha convertido para muchos en una herramienta fundamental de análisis y de toma de decisiones.

Un Sistema de Información Geográfica (SIG o GIS, en su acrónimo inglés) es una aplicación diseñada para analizar y desplegar información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas de planificación y gestión. En un sentido más genérico, los SIG son herramientas de geolocalización que permiten a los usuarios crear consultas interactivas, analizar la información espacial, editar datos, mapas y presentar los resultados de todas estas operaciones.

La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica puede ser utilizada para investigaciones científicas, la gestión de los recursos, la arqueología, la evaluación del impacto ambiental, la planificación urbana, la cartografía, la sociología, la geografía histórica, el marketing, la logística (por nombrar unos pocos).

Los gobiernos pueden relacionar información demográfica de censos con mapas políticos; médicos y hospitales pueden relacionar mapas de enfermedades con condiciones de salubridad; autoridades y legisladores pueden relacionar mapas de lugares donde se cometieron crímenes con patrones de criminalidad; personal de servicios de emergencia puede relacionar mapas de áreas de riesgo con información sobre inundaciones o incendios forestales.

En Argentina, Brahma, Quilmes, La Serenisima, Kodak y Energizer (entre otras empresas) utilizan GIS para optimizar sus redes de distribución y monitorearlas. La AFIP los usa para calcular los rindes de los campos sojeros y detectar piscinas no declaradas en los countries.

Sistemas de Información Geográfica aplicados a la visita médica

La razón fundamental para utilizar un SIG es la gestión de información espacial mediante diferentes capas temáticas. Como dijimos al principio: la visualización geográfica nos permite resignificar los datos para sacar conclusiones más eficientes.

La visualización geográfica de los ficheros del laboratorio ayuda a resolver problemas complejos de planificación y gestión con herramientas que permiten a los usuarios crear consultas interactivas, analizar la información espacial, editar datos y graficar los resultados de todas estas operaciones realizadas sobre los contactos.

Por ejemplo: suele asignársele arbitrariamente a cada apm una cantidad similar de médicos a visitar. Pero un análisis de la distribución geográfica de los contactos de cada visitador puede develar datos a tener en cuenta: de acuerdo a las distancias, densidades de tráfico y distribuciones, es posible distribuir los ficheros de una manera más optimizada. Analizar las zonas con alta densidad de contactos desde un GIS puede también ayudar a detectar médicos superpuestos de distintos visitadores y reasignarlos.

Otra característica poderosa del marketing geográfico es la facilidad para relacionar simultáneamente, mediante capas, diferentes tipos de información. Esto permite comparar y analizar información con el fin de revelar causas y efectos muy difíciles de analizar con métodos cuantitativos tradicionales. Por ejemplo, una capa con información sobre farmacias puede vincular al médico con el punto de venta y establecer correlaciones. Sería posible adicionar en otra capa datos estadísticos o catastrales de tipo epidemiológico y vicularlos con las conductas prescriptivas de los profesionales de la zona.

El futuro de los GIS

El futuro de las herramientas GIS es promisorio. La reducción en sus costos ha llevado a esta tecnología a ser asimilada ampliamente por universidades, gobiernos, empresas e instituciones que lo han aplicado a sectores como los bienes raíces, la salud pública, la criminología, la defensa nacional, el desarrollo sostenible, los recursos naturales, la arqueología, la ordenación del territorio, el urbanismo, el transporte o la logística, entre otros.

Los entornos web han expandido también sus usos incluso a dispositivos móviles (PDAs, Blackberry Smartphone, Tablet PC, Iphone). Su integración con GPS (Global Positioning Systems) mostrará a futuro nuestra ubicación respecto de puntos de interés fijos (restaurantes, estaciones de servicio, farmacias y hospitales más cercanos, médicos en la zona sin visitar) o móviles (colegas de la compañía que se encuentran en el área).

Otro punto que evoluciona a futuro tiene que ver con la visualización de la información. Experimentos de mundos virtuales como Second Life o GoogleEarth 3D han demostrado que será posible generar entornos de tres dimensiones con un alto grado de realismo.

La gran variedad de oportunidades a futuro hace imprescindible que la información que se almacene hoy en día en el GIS de la empresa esté codificada universalmente (mediante latitudes y longitudes lo más precisas posibles). De esta manera, la integración con aplicaciones que surjan a futuro será ilimitada.

Uno de los principales desafíos a los que se enfrentan los Sistemas de Información Geográfica es la de agregar el elemento tiempo a los datos geoespaciales. Los SIG temporales incorporan las tres dimensiones espaciales (X, Y y Z) agregando además el tiempo en una representación 4D que se asemeja más a la realidad.

Es importante entender que a pesar de todos los avances con los que la tecnología nos sorprende día a día, el espíritu con el que se pintaron aquellos animales en las cavernas hace quince mil años sigue intacto; somos seres humanos y queremos pensar. Pensar nos hace hombres y nos hace evolucionar. De eso se trata; de entender lo que nos rodea y saber cómo sacarle el máximo provecho.

Sistema Elvis cuenta con un módulo GIS que permite geolocalizar los ficheros de la fuerza de ventas. Haga click aquí para leer un artículo relacionado.

Este artículo ha sido publicado en Revista INTER PHARMA (publicación de la Sociedad Argentina de Marketing Farmacéutico).

Capacitaciones 2009

2009-12-25T12:15:00.000-08:00

El 2009 nos ha llevado por varios lugares de Latinoamérica. Como ya es tradición, a continuación compartimos con ustedes algunas imágenes de las capacitaciones que hemos realizado a lo largo del año. Gracias una vez más a todas las empresas que han confiado en nosotros.

Artículo en la revista Information Technology

2009-12-19T08:26:00.000-08:00

Agradecemos a la revista Information Technology el artículo La visita más esperada. En el mismo se analiza el proceso de implementación de Sistema Elvis en Nutricia Bagó, uno de nuestros clientes.

Nutricia-Bagó o la visita (web) más esperada
La empresa implementó un sistema con base online para sus visitadores médicos que le permite actualizar en forma constante la información de ventas y su base de datos. Las claves.

por Diego Bubillo

La industria farmacéutica es un sector que, a pesar de las crisis, mostró capacidad para seguir creciendo; incluso hay quienes explican este fenómeno bajo la hipótesis de que los períodos de dificultades económicas, con el consecuente aumento del estrés, nervios y otros males, son en realidad un potente motor de la demanda de medicamentos. Como sea, en la Argentina, según datos del INDEC, la industria farmacéutica creció un 24,2 por ciento durante el segundo trimestre de 2009, respecto del mismo período del año pasado. En el acumulado de los seis primeros meses, las ventas en el mercado interno de medicamentos de producción local se incrementaron un 19,6 por ciento, mientras que la reventa local de medicamentos importados subió un 34,9 por ciento con respecto a igual acumulado de 2008.

Parte de este éxito debe ser atribuido a los visitadores médicos y su andar constante; pero también el aumento de la demanda obliga a las empresas a perfeccionar a sus fuerzas de ventas. Esto es, justamente, lo que hizo Nutricia-Bagó, empresa perteneciente a la rama de la nutrición médica especializada —creada por Laboratorios Bagó y Nutricia (Holanda)—, que optimizó su fuerza de venta con tecnología. La compañía heredó un sistema de fichero médico que había quedado obsoleto, poco amigable y lento para reflejar los cambios. Como herramienta de trabajo, de análisis y de control de gestión de las áreas gerenciales resultaba poco adecuado, teniendo en cuenta la dinámica que impone la tarea diaria de los visitadores.

Por eso, cuenta Alejandro Mangiantini, Sales Manager del área de Baby Nutrition de Nutricia-Bagó, “se fijó un presupuesto e hicimos un primer filtro de puntos básicos entre unas diez empresas proveedoras. Entre las que pasaron ese primer filtro fuimos haciendo entrevistas personales y ‘demos’. Después de analizar la relación precio / producto, elegimos Sistema Elvis”. Martín Sgattoni, CEO de Ideal Sur, proveedor de Sistema Elvis, si bien dice que recuerda al célebre Elvis Presley, el nombre “responde al juego de palabras el-visitador”. Se trata de un sistema de CRM (Customer Relationship Management) desarrollado para la industria farmacéutica y la visita médica. “Es una aplicación web, lo que resulta interesante porque se ahorra la instalación y actualización de software y los cambios se hacen en el servidor directamente; para que cuando los usuarios accedan los datos ya estén modificados”, agrega Sgattoni.

La división Baby Nutrition, que representa casi el 90 por ciento de la venta total de Nutricia-Bagó, tiene una facturación anual que ronda los $ 120 millones anuales y alrededor de 90 empleados. Para contar con el nuevo sistema, la compañía invirtió U$S 10.000 para las tareas de actualización y carga de los datos correspondientes a unos 9.000 médicos. Además, Nutricia Bagó paga por Sistema Elvis un abono mensual de U$S 1.000, lo que es, para Mangiantini, “una inversión muy razonable”. El contrato con el proveedor del software se extiende por un año y es renovable por otro más.

Con Elvis los visitadores médicos pueden estar conectados en todo momento y cargan la información sobre transacciones en forma online y también a través de una interfaz para dispositivos móviles, lo que brinda otra alternativa para acceder al sistema. Dentro del área Medical Nutrition hay unos 20 usuarios de Sistema Elvis, mientras que en la unidad Baby Nutrition la cifra asciende a 35 usuarios, entre visitadores, supervisores y personal de Administración y Gerencia.

Proyecto en conjunto
El sistema fue puesto en marcha en diciembre de 2008 y el proceso de instalación llevó tres meses. “Hicimos una etapa de implementación y otra de ajuste; lo pusimos en paralelo con el otro sistema que teníamos”, dice Mangiantini. “Además, aprovechamos para actualizar toda la base de datos y, en marzo de 2009, ya empezó a operar el sistema completamente solo.” La fuerza de venta de Nutricia-Bagó está dividida en las dos líneas de productos de la compañía: Baby Nutrition (para niños) y Medical Nutrition (para adultos). La implementación se realizó en conjunto para las dos áreas, aunque en distintos momentos. Marcelo González, gerente del área de Medical Nutrition de Nutricia-Bagó, cuenta que, sin embargo, no fueron procesos idénticos: “Hubo algunas diferencias entre las áreas. Por ejemplo, en Baby Nutrition hicieron toda la base de los médicos a nuevo; en cambio, en el área Medical Nutrition pasé las bases del fichero viejo automáticamente a Sistema Elvis y las fuimos depurando después, para ahorrar el tiempo de carga de datos”.

Entre los principales beneficios del proyecto está la posibilidad de obtener al momento una diversidad de reportes cruzados para poder tomar decisiones y la actualización permanente de la base de datos. “La clave está ahí”, afirma Mangiantini. Y agrega: “Si no está actualizada y bien administrada, por más que el sistema sea excelente es como tener una Ferrari pero no tener nafta. Además, no es una herramienta estándar, sino que se puede ir ‘aggiornando’ a las formas de hacer las cosas en la empresa, lo que nos dio un movimiento mucho más dinámico y seguramente seguiremos agregando herramientas que Elvis está incorporando, como el geolocalizador”. Sgattoni explica: “Nuestro sistema se cruza con la base de datos oficial del Correo Argentino y permite validar y tabular todos los domicilios, en lugar de que el domicilio sea un campo de texto. Entonces, con una herramienta que geolocaliza unas 18.000 instituciones médicas un visitador puede cargar el nombre de un médico y el sistema le indica a qué institución pertenece y se lo ubica en el mapa. También les avisa con colores o alertas qué médicos están desatendiendo o en qué zonas deberían hacer más foco. El laboratorio fija estas alertas con índices que luego revelan si la cobertura está fallando, si la frecuencia está floja y si el promedio de visitas por día debería mejorar, entre otras cuestiones”.

González y Mangiantini coinciden en que la implementación fue muy “limpia”, sin inconvenientes que entorpecieran o demoraran el proceso. Por eso, según Mangiantini, “el principal desafío fue el cambio en la gente, porque muchas veces suelen ser reticentes. Además, como es una herramienta de control de gestión, hay un poco de miedo a que se los esté controlando todo el tiempo a los trabajadores. Pero esto cambia a medida que se va demostrando que la herramienta es más conveniente”.

Índice de rotación del fichero

2009-11-17T15:20:00.000-08:00

El índice de rotación del fichero refleja la relación porcentual entre las altas y las bajas vinculadas al número medio de contactos que posee el laboratorio en el transcurso de un período de tiempo (ciclo).

Si el índice es muy bajo, se da el estancamiento y envejecimiento del fichero; si el índice es muy elevado, se presenta demasiada fluidez y se puede dar una falta de estabilidad en la labor diaria de la fuerza de ventas.

El índice de rotación más eficiente es aquel que permite al laboratorio retener a los prescriptores de buena calidad y a los líderes de opinión sustituyendo a aquellos contactos que distorsionan el desempeño económico de la empresa. No hay un número que defina el índice ideal de rotación, sino una situación específica para cada estrategia comercial en función de la situación del mercado.

La fórmula para el cálculo de rotación del fichero es la siguiente:

((Total de altas en el mes - total de bajas en el mes) / Total de personal al ultimo día del mes ) x 100 = xx%

La rotación se expresa a través de una relación porcentual, en el transcurso de cierto periodo de tiempo. Casi siempre la rotación se expresa en índices mensuales o anuales para permitir comparaciones, desarrollar diagnósticos o promover acciones. Así tanto la entrada como la salida de contactos debe mantener entre sí mecanismos homeostáticos capaces de autoregularse y garantizar así un equilibrio dinámico.

El índice de rotación en Sistema Elvis se encuentra en la sección REPORTES DEMOGRÁFICOS, opción HISTÓRICOS DE ALTAS Y BAJAS.

Artículo en la revista Mercado

2009-10-20T19:06:00.000-07:00

Agradecemos a la revista Mercado el artículo El Futuro de la Industria Farmacéutica. En el mismo se menciona a Sistema Elvis como una de las tendencias del mercado.

Unsoftware a medida

ElCRM o sistema de gestión Elvis es un desarrollo de la empresa Idealsur, pensadopara laboratorios médicos y veterinarios. Se trata de una aplicación accesibledesde Internet o cualquier dispositivo móvil (celular, palm) y ofrece módulosde consulta y administración ficheros médicos, generación de reportes yorganización de actividades mediante agendas. Además posee la particularidad depermitir generar vínculos y contactos, estilo red social virtual, y la geolocalización para la visita médica, por medio de sistemas de informacióngeográfica (GIS). Con foco en la experiencia humana y en un serviciopersonalizado de atención al cliente, la herramienta es utilizada, entre otrosclientes, por Nutricia Bagò, Pierre Fabre, Beta, Richmond y Konig.

Tecnología GIS aplicada al fichero médico

2009-10-05T09:22:00.000-07:00

Autor José Luis Rios Matras.

Un Sistema de Información Geográfica tiene el potencial de mejorar los procesos de segmentación de un fichero médico y ampliar nuestros conocimientos del espacio en el que estamos trabajando. La idea de desarrollar e integrar el módulo SIG a Sistema Elvis busca facilitar la planificación de la visita en zonas urbanas.

La herramienta es capaz de integrar datos de diferentes fuentes y presentarlos visualmente. Su estructura de capas integra contactos, farmacias, instituciones, consultorios y objetos personalizables. Es extraordinariamente útil para realizar estudios cruzados y aprender más sobre la dinámica de los cambios zonales desde el punto de vista del campo de trabajo.
Pero las decisiones a tomar no solo son de gestión, sino también operativas. La distribución visual del fichero ayuda a responder preguntas del día a día:

¿Qué zonas están mejor relevadas?
¿En qué lugares se tiene menor presencia?
¿Qué médicos de la zona en que me encuentro no he visitado aún?
¿Qué densidad y distribución tiene mi fichero?
¿Puedo organizarlo con otro compañero de manera más eficiente?
¿Por qué no estamos cubriendo una determinada región?
¿Están bien segmentados mis médicos?

La construcción del módulo GIS de Sistema Elvis está determinado por varios ejes:

Una interfaz de visualización sencilla y clara con comandos de usos simples e intuitivos, integrados al sistema general.
Organización por objetos y capas temáticas adaptables a cada laboratorio (contactos, farmacias, instituciones, consultorios, laboratorios de análisis clínicos, centros especializados).
Integración con el sistema de validación de domicilios para automatizar la geolocalización de los objetos.
Pack de reportes específicos.

La gestión espacial de la información mejora la toma de decisiones porque trabaja sobre modelos más reales. Se reduce el grado de abstracción y se priorizan las relaciones lógicas y espaciales.

Artículo relacionado: Geolocalización en Sistema Elvis

Artículo en el diario Crítica de la Argentina

2009-09-17T07:14:00.000-07:00

Agradecemos al diario Crítica de la Argentina el artículo publicado sobre Sistema Elvis en el día de hoy.

Sistema Elvis

Elcantante de movimientos espasmódicos Elvis Presley pegó tanto en la culturapopular norteamericana y global que noimporta que haya muerto hace 32 años: Elvis sigue entre nosotros como mitopopular y como nombre de proyectos informáticos de todotipo. Por ejemplo, se puede hallar un sistema de gestión para visitadoresmédicos, farmacéuticos y veterinarios: el Sistema Elvis, una aplicación web quepermite organizar, monitorear y reportar visitas. Hasta el momento lo utilizanocho laboratorios argentinos y uno chileno, está desarrollado con tecnologíaopen source o código abierto y se centra en la experiencia del usuario. Cuentacon un blog: http://sistemaelvis.blogspot.com/.

Reuniones virtuales

2009-08-07T12:48:00.000-07:00

Las tecnologías web de comunicación en tiempo real han posibilitado en los últimos años nuevas formas de interacción a distancia. Desde herramientas de e-learning que permiten la capacitación de alumnos sin importar su ubicación geográfica, hasta "lobbies" electrónicos que sirven para llevar adelante reuniones virtuales.

En nuestra búsqueda constante por dotar a Sistema Elvis de herramientas que ayuden a los laboratorios a mejorar la gestión de su fuerza de ventas, hemos desarrollado un nuevo módulo que se integra al sistema: reuniones virtuales.

El módulo de reunión virtual de Sistema Elvis permite realizar video-meetings entre varios usuarios simultáneamente, sin importar su ubicación geográfica.

La herramienta cuenta con varias características:

Interacción multimedia en tiempo real.
Chat, audio y video de todos los asistentes simultáneamente.
Rol de coordinador que cede la palabra y coordina la reunión virtual.
Al igual que todo el Sistema Elvis, este módulo también es una aplicación web que no requiere instalación de software en las computadoras de los usuarios.
Se pueden desarrollar múltiples reuniones simultáneamente.
Cuenta con una interfaz de podio virtual para dar clases y capacitaciones a grupos (permite proyectar diapositivas, escribir sobre las mismas, chatear, proyectar al docente, mover objetos).

Es una herramienta muy eficiente al momento de acortar distancias y poder realizar reuniones de trabajo, brainstorming, mesas de trabajo, debates, capacitaciones o disertaciones. Los supervisores pueden reunirse virtualmente e interactuar en tiempo real con sus APMs, la gerencia puede desarrollar capacitaciones o reuniones de cierre de ciclo sin necesidad de invertir tiempo y dinero en transportar a los integrantes del equipo de trabajo.

La reducción de costos se suma a la posibilidad de mantener un contacto directo más fluido con aquellos integrantes del equipo que se encuentran alejados.

Geolocalización en Sistema Elvis

2009-06-16T06:11:00.000-07:00

Un Sistema de Información Geográfica (SIG o GIS, en su acrónimo inglés) es una aplicación diseñada para analizar y desplegar información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas de planificación y gestión. En un sentido más genérico, los SIG son herramientas que permiten a los usuarios crear consultas interactivas, analizar la información espacial, editar datos, mapas y presentar los resultados de todas estas operaciones.

La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica puede ser utilizada para investigaciones científicas, la gestión de los recursos, gestión de activos, la arqueología, la evaluación del impacto ambiental, la planificación urbana, la cartografía, la sociología, la geografía histórica, el marketing, la logística por nombrar unos pocos.

La razón fundamental para utilizar un SIG es la gestión de información espacial facilitando al profesional la posibilidad de relacionar los datos existentes a través de la topología de los objetos, con el fin de generar análisis que no podríamos obtener de otra forma.

El módulo de geolocalización de Sistema Elvis es un GIS integrado al fichero de contactos de los visitadores. Mediante el mapeo de las ciudades con mayor población de cada país, la aplicación permite visualizar la ubicación de cada médico.

Mediante los mismos filtros del fichero tradicional, se puede "colorear" a los contactos según APM, especialidad, tipo de domicilio, estado de la visita, etc. Esta segmentación, sumada a la posibilidad de selección de cada contacto, acelera las rezonificaciones que ya no se realizan de manera abstracta sino sobre el mismo campo de trabajo.

Algunas recomendaciones para aprovechar al máximo la herramienta de geolocalización:

Tanto los usuarios SUP como los usuarios GEN pueden visualizar varios ficheros a la vez y segmentarlos por APM. Recorrer las zonas con alta densidad de contactos desde esta interfaz puede ayudar a detectar médicos superpuestos de distintos APMs y reasignarlos para efectivizar los recorridos de los visitadores.
Recuerde que puede seleccionar a los médicos sobre el mapa de la misma forma en que lo hace en el fichero tradicional y aplicarles cualquiera de las funciones habituales del sistema (agendar, cargar visitas, etiquetar, vincular).
Familiaricese con las herramientas del módulo (zooms, desplazamientos, filtros, selectores). A medida que interactúe con los mapas de la geolocalización, irán surgiendo más oportunidades de uso que le facilitarán la labor diaria.

Redes sociales

2009-05-12T16:58:00.000-07:00

Una red social es una estructura social que se puede representar en forma de uno o varios grafos en el cual los nodos representan individuos y las aristas, relaciones entre ellos. Las relaciones pueden ser de distinto tipo:

Simétricas: el vínculo es entre pares (relación de amistad o laboral en un mismo nivel).
Dirigidas: el vínculo es direccional, hay diferencia de jerarquías (una relación de admiración o un vínculo laboral de tipo jefe - empleado).

Las campañas de marketing boca a boca (también denominadas buzz marketing) basan su estrategia en que el cliente extienda un nuevo producto o servicio entre sus redes sociales y contactos profesionales. Esta estrategia dota de cierta viralidad a la campaña, ya que se extiende entre individuos por su propia iniciativa.

Para que esta estrategia funcione, hay que realizar un lanzamiento inicial entre ciertos individuos que reunan una serie de requisitos, ya que estos actuarán como prescriptores y comenzarán a sembrar el germen de nuetra campaña entre otros a través del "boca a boca".

Los líderes de opinión son capaces de divulgar de forma más eficaz que otros el mensaje debido a que se encuentran muy bien considerados en la comunidad, cuentan con buena reputación y son respetados.

Un estudio del New York Times, Reuters y MediaVest comenta que un porcentaje pequeño de la población (1%) tiene una gran influencia en el resto de los consumidores. Los denominados multiplicadores globales, en una semana, realizan 16 recomendaciones a 9 personas, cuando el resto hace 10 recomendaciones a 6 personas. ¿Cómo podemos detectar a estos "multiplicadores globales" dentro de nuestros ficheros?

La identificación de los profesionales que actúan como líderes de opinión en su comunidad médica queda en manos de su fuerza de venta. El equipo de APMs está en contacto con todos ellos y son capaces de identificarlos a través de sus apreciaciones subjetivas. Pero hay herramientas que puede complementar esta selección mediante una aproximación más objetiva. La herramienta de VÍNCULOS de Sistema Elvis permite a los usuarios del sistema crear vínculos horizontales y verticales entre los médicos fichados.

El uso constante de la herramienta produce con el paso del tiempo reportes de popularidad: mediante una serie de algoritmos, el sistema cuantifica y evalúa los vínculos y sus conexiones. El resultado es un reporte que califica la capacidad de influir sobre otros médicos que tiene cada profesional.

Los VÍNCULOS ayudan a la gerencia al momento de distribuir entre el fichero médico acciones promocionales puntuales. Son de gran utilidad para definir la capacidad de "contagio" que el profesional médico puede tener sobre sus colegas.

Recuerde que toda herramienta que ayude a su fuerza de venta a tomar decisiones sobre parámetros objetivos funciona como un pilar que brinda seguridad y eficiencia a la gestión del equipo.

Módulo de viáticos

2009-04-09T17:25:00.001-07:00

La digitalización del proceso de rendición de viáticos supone una simplificación de los trámites y una aceleración de las rendiciones correspondientes.
El módulo de viáticos de Sistema Elvis permite a cada usuario reportar sus viáticos, filtrarlos, analizarlos y procesarlos. Cuenta además con la posibilidad de aprobar / desaprobar gastos por parte de todos los niveles de usuarios y opción de exportación para integrar la información con los sistemas contables del laboratorio.
El módulo de viáticos de Sistema Elvis es además compatible con las facturaciones electrónicas de Mastercard, VISA y AMEX. Las rendiciones de las tarjetas de crédito de los visitadores y supervisores se importan automáticamente al sistema para integrarlas a los viáticos de cada usuario.

Recordatorio para la próxima visita

2009-03-16T11:00:00.001-07:00

En muchas ocasiones el visitador se encuentra con pedidos o inquietudes por parte de los profesionales visitados que debe recordar para la visita siguiente. Por lo general el APM debe memorizar los requerimientos para poder cumplirlos.

El módulo de CARGA DE VISITAS cuenta ahora con un campo de RECORDATORIO que permite dejar información importante para la próxima visita.

La información cargada en dicho campo figurará en el perfil del médico, en el reporte del estado del médico al momento de cargar la visita y en la agenda diaria. Además, accediendo al menú LISTADOS, opción MEDICOS CON RECORDATORIOS, podrá ver todos los perfiles que tienen recordatorios cargados.

Recuerde que la información del recordatorio se borra automáticamente al cargar la próxima visita.

Módulo de mensajería

2009-02-28T15:09:00.000-08:00

La gestión óptima de un equipo de trabajo depende de un conjunto de variables. La comunicación eficiente es una de ellas. En la búsqueda de equipar a los usuarios de Elvis con las mejores herramientas para facilitar y mejorar la calidad de su desempeño, hemos dotado al sistema de un módulo de mensajería interna.
El módulo permite a los usuarios enviar mensajes a uno o varios integrantes de la fuerza de venta de manera sencilla y rápida a través de una serie de ventajas:

Nada se pierde. Los mensajes se archivan, no se borran. Todas las comunicaciones quedan almacenadas para futuras consultas.
El remitente puede consultar si su mensaje ha sido leído o no. De esta manera confirma rápidamente si su comunicación ha llegado al destinatario.
Los mensajes se mantienen dentro del servidor de Elvis (no hay intercambio de información con otros servidores como ocurre con el email tradicional). Se refuerza así la confidencialidad y seguridad de la información.
Por tratarse de un sistema interno, no hay posibilidad de que se filtren virus o spam.

Junto con el Chat, el módulo de mensajería hace de Elvis, no solo una herramienta de gestión, sino también un canal de comunicación fluido y eficiente.

Tablas de contingencia

2009-02-08T17:04:00.000-08:00

En estadística las tablas de contingencia se emplean para registrar y analizar la relación entre dos o más variables, habitualmente de naturaleza cualitativa -nominales u ordinales-.

Denominamos variables cualitativas a aquellas cuyo resultado es un valor o categoría de entre un conjunto finito de respuestas posibles. El sexo, el estado civil o el grupo sanguíneo son ejemplos de variables cualitativas. Cuando se analizan variables cualitativas es habitual representar en tablas las frecuencias de casos observados para cada una de las diferentes categorías de las variables, las cuales se denominan tablas de contingencia.

Supongamos que disponemos de dos variables, la primera el sexo (hombre o mujer) y la segunda que recoge si el individuo es zurdo o diestro. Se ha observado esta pareja de variables en una muestra aleatoria de 100 individuos. Se puede emplear una tabla de contingencia para expresar la relación entre estas dos variables, del siguiente modo:

	Diestro	Zurdo	TOTAL
Hombre	43	9	52
Mujer	44	4	48
TOTAL	87	13	100

Las cifras en la columna de la derecha y en la fila inferior reciben el nombre de frecuencias marginales y la cifra situada en la esquina inferior derecha es el gran total.

Sistema Elvis cuenta con una herramienta para que cada usuario pueda crear sus propias tablas de contingencia a la medida de sus necesidades. Mediante la selección de una serie de variables, es posible generarlas en tiempo real de manera sencilla y rápida.

La herramienta, única en este tipo de sistemas, lleva la creación de reportes a un nuevo nivel de análisis prácticamente ilimitado.

Haga click aquí para leer la segunda parte de este artículo.

Reportes de índices múltiples

2009-01-26T07:20:00.000-08:00

La sección de reportes de Sistema Elvis cuenta con una herramienta que permite unir varios índices es un único informe.

Para generar un reporte de índices múltiples, solo debe marcar los ciclos y los índices que quiere que aparezcan en el informe final. Recuerde que puede seleccionar varios ciclos y varios índices manteniendo la tecla CTRL al clickear en cada uno de ellos.

Una vez realizada la selección, oprima el botón GENERAR REPORTE y Sistema Elvis procesará y publicará los resultados en tiempo real en una única planilla.

Los niveles SUP y GEN cuentan con opciones extra que permiten seleccionar los niveles de resultados a mostrar.

Módulo de licencias

2009-01-15T09:34:00.000-08:00

Hoy queremos hablar sobre el módulo de licencias de Sistema Elvis. Esta herramienta, que está disponible para todos aquellos laboratorios que lo soliciten, amplia las funcionalidades del sistema y genera una nueva cantidad de índices y reportes que benefician la gestión.

El módulo se utiliza para reportar aquellas actividades del visitador médico que no estén relacionadas con el fichero, pero que le insumen tiempo laboral. Algunos ejemplos de licencias podrían ser:

Días de vacaciones.
Licencias por trámites personales o enfermedad.
Reuniones de equipo o tiempo dedicado a trabajo administrativo.
Capacitaciones y congresos.

Mediante un formulario muy sencillo, cada visitador puede reportar estas licencias en segundos. El laboratorio se nutre de esta información para realizar controles administrativos y compensar la actividad sobre el fichero.

Algunos consejos para aprovechar al máximo el módulo de licencias:

Cuando cargue una licencia de varios días, indique la fecha inicial y luego la cantidad total de días. El sistema se encargará de eliminar automáticamente los fines de semana.
Recuerde que puede reportar jornadas de medio día o media mañana o tarde. Para esto, utilice fracciones (0.50 para medio día, 0.25 para media mañana o media tarde).
Solo puede reportar una licencia por día. Si carga más de una, permanecerá la última ingresada.
Si cargó una licencia equivocada, puede borrarla desde el reporte de licencias tomadas x ciclo.

El módulo de licencias genera una serie de índices nuevos; siendo el más relevante, la cobertura compensada. En este tipo de cobertura, las licencias son convertidas en visitas virtuales. Se obtiene así un índice de cobertura (que aunque no es real) permite comparar el rendimiento de cada visitador / equipo entre distintos ciclos sin que los valores se vean afectados por vacaciones, enfermedades, etc. Le recomendamos leer el artículo "Tipos de cobertura" para conocer las diferencias técnicas entre los 3 tipos de cobertura de Sistema elvis.

Recuerde que cuanto más preciso sea al reportar su actividad en el sistema, recibirá mejores reportes e índices de gestión.

Tipos de cobertura

2009-01-02T15:29:00.001-08:00

Sistema Elvis cuenta con tres tipos de cobertura que permiten analizar el alcance que la actividad de los visitadores ha tenido sobre el fichero del laboratorio:

Cobertura bruta.
Cobertura neta.
Cobertura compensada.

Cada una de ellas se calcula de manera diferente y está pensada para interpretar la labor realizada desde un punto de vista en particular.

Cobertura bruta

La cobertura bruta es la más "realista" de todas. Refleja la relación entre el total de visitas realizadas en el ciclo y el total de visitas objetivo del fichero.

Se calcula en base al total de visitas que deberían realizarse sobre el fichero para cumplir con todos los contactos objetivo. Si el fichero tuviera médicos con doble o triple frecuencia, se obtendrá como resultado que es necesario realizar una cantidad de visitas mayor al número de médicos con el que se cuenta.

Ejemplo: El visitador "Rolando" cuenta con 10 médicos en su fichero, de los cuales 3 tienen que ser visitados 2 veces en el ciclo (revisita). Necesitará realizar 13 contactos para alcanzar una cobertura bruta del 100%.

Cobertura neta

La cobertura neta se calcula en base a la cantidad de médicos que hay en el fichero y cuántos de ellos han sido visitados en el ciclo al menos una vez. En este caso las revisitas o frecuencias múltiples no importan. Solo se refleja cuántos médicos han sido contactados (sin importar cuántas veces).

Ejemplo: "Rolando" necesita visitar a sus 10 médicos al menos una vez a cada uno de ellos para alcanzar una cobertura neta del 100%. No importará que haya cumplido o no con las revisitas de los 3 médicos que tiene con doble frecuencia.

Cobertura compensada
*Este índice está disponible solo para aquellos laboratorios que tengan los módulos de Licencias o Tiempo no Promocional activados.

El módulo de licencias permite reportar otras actividades ajenas a las visitas (reuniones de equipo, congresos, vacaciones, enfermedades). El módulo de tiempo no promocional lleva el control de las actividades realizadas fuera del fichero.

La cobertura compensada convierte las licencias y tiempos no promocionales en visitas virtuales. El índice es útil para comparar la gestión del visitador / equipo de un ciclo a otro.

Para este tipo de cobertura, el laboratorio define una equivalencia: ¿a cuántas visitas equivale un día de licencia o una hora de tiempo no promocional? Así Sistema Elvis recalculará la cobertura bruta sobre el nuevo total de contactos realizados (los reales y los virtuales).

Ejemplo: "Rolando" visitó al 100% de su fichero en el ciclo anterior; pero en el ciclo actual, solo contactó al 50%. Un análisis de sus coberturas bruta y neta nos harían pensar que su rendimiento ha sido deficiente, pero al analizar su actividad vemos que "Rolando" estuvo 2 semanas enfermo. Aunque sus otras coberturas han bajado a la mitad, su rendimiento laboral no se ha visto alterado porque, en proporción, visitó la cantidad de médicos que estaba acostumbrado a contactar (solo pudo trabajar la mitad de los días). En este caso la cobertura compensada de "Rolando" será del 100% en este ciclo también.

Elvis ofrece distintas coberturas que enfocan el análisis de la información desde distintos ángulos para ayudarlo en su gestión. Cada una de ellas lo ayudarán en aspectos diferentes de su actividad.

Capacitaciones 2008

2008-12-25T16:44:00.000-08:00

Compartimos con ustedes imágenes de algunas de las capacitaciones realizadas durante 2008 a los laboratorios que han confiado en nuestro sistema durante el año.

Chat de Sistema Elvis

2008-12-08T15:02:00.001-08:00

A partir del día de la fecha, Elvis cuenta con una nueva herramienta que busca facilitar la comunicación de la fuerza de venta del laboratorio. El chat permite a los usuarios conectados al sistema intercambiar mensajes en tiempo real.

El uso del chat es muy sencillo, y puede usarlo mientras trabaja sobre su fichero simultáneamente. Para activar la herramienta, haga click en el botón "chat" de la pantalla inicial del sistema.

Simplemente escriba el mensaje en el recuadro inferior y oprima el botón ">". Para poder continuar trabajando sobre el sistema, minimice el chat con el botón "-", así se achicará y ocupará solo un pequeño espacio en la pantalla. Escuchará una señal sonora cada vez que algún usuario envíe un mensaje.

El chat puede volver a "abrirse", haciendo click en el botón "+".

Además, el chat puede moverse por toda la pantalla haciendo click en él, manteniendo el botón apretado y arrastrándolo.

Recuerde que los textos que ingrese en el chat pueden ser leídos por todos los usuarios del laboratorio conectados en ese momento.

Artículo en el diario La Nación de la Argentina

2008-12-06T07:48:00.000-08:00

Agradecemos al diario La Nación el artículo publicado sobre Sistema Elvis en el día de hoy.

Haga click aquí para leer el artículo

Para laboratorios
Fuente: lanacion.com

Idealsur.com, pyme nacional que se especializa en el desarrollo de sistemas para el sector farmacéutico, logró concretar la venta de su Sistema Elvis a laboratorios de Chile, Colombia, México, Bolivia y España. El producto sirve a los laboratorios para llevar el control y la administración de la cartera de profesionales que contactan sus visitadores médicos. Cuenta, además, con un acceso wap para celulares y dispositivos móviles. En la Argentina, a la firma ya la contrataron siete laboratorios.

Loterías y angelitos

2008-11-22T12:45:00.000-08:00

Sistema Elvis cuenta con paneles de control para los niveles de visitador, supervisor y gerencia. El siguiente artículo explica qué son los dashboards y que utilidad tienen para la gestión diaria.

A veces decidir es fácil; a veces difícil. Si tenemos una bola de cristal que nos muestra el futuro, es fácil elegir a qué números jugar en la lotería. Si no tenemos la bola de cristal, se hace más difícil porque no sabemos lo suficiente. En términos generales podemos coincidir en que decidir y administrar son casi sinónimos. Para usted, ¿administrar es fácil o difícil? Le tengo algunas preguntas más...

¿Alguna vez se puso a pensar cuantas veces se toman decisiones sobre la gestión de su fuerza de ventas en un día cualquiera? ¿Cuántas de estas decisiones se resuelven en los pasillos con datos sueltos sin una visión integradora del problema? ¿Cuánto tiempo tuvo usted para preguntar, informarse y decidir? Así no es fácil ganar la lotería ¿verdad?

Mucha música y poca letra

El problema es que la información no está disponible en tiempo, forma y lugar adecuados. El mito popular suele echar la culpa sobre a responsables de sistemas, pero el tema es más profundo. Más allá de toda la “música” y la poca “letra” que hay sobre el tema, hoy voy a presentarle una solución real que ya existe y funciona.

El panel de control es una herramienta que permite, mediante una interfase gráfica, saber que está pasando en la organización. Está compuesto por una serie de indicadores, semáforos, relojes, sistemas de alertas que reportan en tiempo real lo que está sucediendo. Un buen panel de control debe responder a dos cuestiones: nutrirse de buena información y mostrarla de manera útil.

La información

El concepto de “panel de control” está íntimamente ligado con la idea de una institución plenamente informatizada. En una organización donde se administra mediante procesos informáticos hay huella electrónica de todo lo que se hace. La información está.

Si fabricamos autos, es fácil tener un panel de control. Cada máquina informa cuantos autos pintó y de que color, por ejemplo. Pero lo nuestro es la salud, los médicos. Trabajamos con seres humanos únicos e irrepetibles. ¿Cómo generamos un sistema informático que estandarice la información de nuestros contactos?

El diseño

El punto de partida para dar forma a un panel de control es también una pregunta: ¿qué información necesito tener para decidir bien? Hay mucha teoría en torno a este tema tratando de definir variables, índices y promedios pero la verdad es que lo que hace que un dato sea útil o no es el mismo decisor. Cada administrador es único y toma sus decisiones de forma individual con su propio esquema de valores y creencias.

Sólo el decisor puede definir qué es relevante y qué no lo es. Si usted toma las decisiones, elige qué datos necesita. Si tiene la responsabilidad, merece toda la información que considere necesaria para actuar de la mejor forma posible. Por eso las soluciones enlatadas para generar paneles de control han resultado un fracaso. Para que un tablero de mando sea eficiente debe estar construido a la medida de cada decisor.

Fácil, muy fácil

El nuevo paradigma en software es una aplicación intuitiva y rápida que permita digitalizar toda la información de la gestión sin gastos de tiempo significativos. Estos datos son la materia prima de los tableros de comando que garantizan una administración racional y efectiva. La información está disponible en tiempo y lugar. No hay elecciones azarosas. Una lotería bastante fácil de ganar ¿no?

Ahora decidir es fácil.

Lic. Martín Marcelo Sgattoni.

Paneles de control en Sistema Elvis

2008-11-15T12:36:00.000-08:00

Recuerde que Sistema Elvis cuenta con paneles de control en tiempo real para que pueda monitorear su gestión dentro del sistema en la actividad diaria. El siguiente artículo contiene definiciones y teoría relacionados a dicha herramienta.

El desarrollo de indicadores de gestión y la implementación de un sistema de control desarrollado para la empresa, permite tener información en línea que fortalece la toma de decisiones y a la vez garantizar las necesidades básicas de la empresa en el ámbito de la calidad de los indicadores.

Por otra parte hay que considerar que dependiendo del mercado en el cual se interactúa, este puede ser muy dinámico; motivo por el cual es fundamental tener herramientas que permitan tomar decisiones en forma proactiva y transformarlas en una ventaja competitiva.

Objetivos de un Panel de Control

Determina y completa un modelo de control de Gestión por actividad.
Integra los sistemas de control por actividad en un modelo de control.
Determina indicadores de gestión relevantes para el sistema integrado.
Monitorea, analiza y determina líneas de acción en la aplicación del modelo.

Características del sistema de control

El sistema de control responde a un cierto número de condiciones que una herramienta analítica no suele cumplir. El control es, ante todo, un asunto de comportamiento: se trata, mediante la elección de los fenómenos medidos, de orientar los comportamientos individuales o colectivos en un sentido que se ha juzgado favorable para la empresa y de conseguir el cumplimiento de su estrategia.

Teniendo en cuenta lo enunciado, un panel de control eficiente debería cumplir con las siguientes características:

Sistema de fácil manejo y de modificar, constituido por un pequeño número de objetivos y de indicadores de control para cada actividad.
Claro, o sea, constituido por indicadores concretos, perfecta y fácilmente comprensibles por el personal involucrado. Varios indicadores diferentes pueden presentar mensajes contradictorios por tanto un sistema de control no estará constituido solamente por indicadores, sino también por reglas para la utilización de estos indicadores, especialmente reglas de prioridad, para evitar ambigüedades y conflictos entre objetivos.
Los indicadores de control traducen la estrategia al nivel de la actividad, es decir, al nivel del centro de decisión que tiene la actividad a su cargo.
Evolutivo, concebido de manera que se adapta en función de los cambios de circunstancias y de estrategia, tan integrado como sea posible.

KPI: Alarmas inteligentes para prever el futuro

Con el objetivo de proporcionar un panel de control intuitivo, Sistema Elvis ofrece mecanismos de alarmas que ponen en evidencia indicadores clave o cualquier posible funcionamiento incorrecto en todos los niveles de actividad. Así, con un simple clic, el usuario puede acceder a la información deseada y gestionar una gran cantidad de datos.

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es una indicación visual que da a conocer el progreso que se ha hecho para lograr un objetivo. KPI, del inglés Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño, miden el nivel del desempeño de un proceso, enfocandose en el "cómo" e indicando que tan buenos son los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Los indicadores clave de desempeño son métricas utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico. Estos indicadores son utilizados en inteligencia de negocio para asistir o ayudar al estado actual de un negocio a prescribir una linea de acción futura. El acto de monitorear los indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce como monitorización de actividad de negocio.

Cuando se definen KPI's se suele aplicar el acronimo SMART, ya que los KPI's tienen que ser:

eSpecificos (Specific)
Medibles (Measurable)
Alcanzables (Achievable)
Realistas (Realistic)
a Tiempo (Timely)

Lo que realmente es importante:

Los datos de los que dependen los KPI tienen que ser consistentes y correctos.
Estos datos tienen que estar disponibles a tiempo.

Los KPIs suelen estar atados a la estrategia de la organización. Los KPIs son "vehículos de comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en la realización de los objetivos estratégicos de la empresa.

Accediendo al sistema por primera vez

2008-11-01T18:20:00.000-07:00

El uso responsable de Sistema Elvis le garantizará la seguridad de la información que almacena en él. Es fundamental que la primera vez que acceda al sistema proteja su cuenta mediante la elección de una contraseña robusta.

Para llevar adelante este paso, acceda desde el menú HERRAMIENTAS a la opción MI PERFIL y actualice sus datos personales la primera vez que ingrese al sistema. Edite la clave de acceso que figura por defecto y guarde los cambios.

Aproveche la ocasión para configurar su ciudad de residencia en la opción CLIMA. De esta manera, Elvis le mostrará el informe metereológico de su zona cada vez que ingrese al sistema.

Algunos consejos al momento de elegir una clave que proteja su acceso a Sistema Elvis:

Elija una clave que le sea fácil de recordar. No la escriba ni almacene en ningún lugar.
No use información que otra persona pueda adivinar u obtener fácilmente (nombres de parientes o mascotas, números telefónicos, fechas de cumpleaños).
Combine letras (mayúsculas y minúsculas) y números en una contraseña que tenga al menos 8 caracteres.
No comparta la información con otros colegas ni la divulgue a nadie.
Evite utilizar la opción de "guardar contraseña" del navegador de Internet, en especial si se encuentra en un equipo de acceso público (cibercafé, biblioteca, etc).
Cambie su contraseña periódicamente y evite reutilizar claves viejas o que ya use en otros sitios web o sistemas.
Cierre el navegador de Internet al abandonar la computadora o alejarse de ella.
Comuníquese con nuestro centro de ayuda ante el mínimo indicio de que su cuenta ha sido comprometida para que la bloqueemos a la brevedad.

Lo más importante: recuerde cambiar la contraseña inicial la primera vez que acceda a Sistema Elvis.

Tipos de personalidad según Lee Hopkins aplicadas al perfil del médico

2008-10-21T15:51:00.000-07:00

Sistema Elvis permite almacenar en el perfil de cada médico variables de caracter cualitativo que ayudan al visitador a planificar el tipo de entrevista a llevar a cabo. Entre las variables almacenables figuran: el NSE de los pacientes, la conducta prescriptiva, las membresías, el personal de apoyo, la familia, los hobbies y el tipo de personalidad. Sobre cómo tabular esta última característica y cómo sacarle el mejor provecho, versa el siguiente artículo.

Cuando su estilo de comunicación coincide con la psicología del profesional visitado obtiene una combinación muy poderosa que potenciará enormemente la promoción de sus productos.

En términos generales, se acepta que hay 4 tipos principales de personalidad: Extrovertida, Afable, Analítica y Pragmática. Veamos como se desenvuelve cada una de esas personalidades en el consultorio.

Extrovertida: es una persona cuyo escritorio probablemente esté desordenado, que deja los proyectos 75% listos y luego se distrae con un nuevo proyecto. Es una persona que comunica sus ideas con entusiasmo y encanto, toma decisiones instantáneas, odia el “papelerío” y las “rutinas aburridas” de la vida cotidiana: llenar formularios, hacer trámites, etc. Habitualmente llega tarde a las reuniones, eventos y fiestas, le encanta entretener a los pacientes y evita escuchar largas presentaciones sobre las ventajas de nuestros productos.

Sea breve y puntual con su mensaje.
Utilice poco material promocional con contenido consiso.
Repita los conceptos importantes en las visitas venideras.

Afable: una persona que desempeña el rol de “pacificadora”, busca continuamente una situación “ganar-ganar” en todos los aspectos de la vida. Una persona que probablemente no sea ambiciosa ni competitiva pero que se siente muy feliz de apoyar y dar ánimo a los que lo son. Una persona a la que no le resulta fácil decir “No” y que probablemente forme parte de cada sociedad médica que exista (ya sea que quiera o no), que toma una decisión si se ve “forzada” pero que, en caso contrario, tardará semanas en tomar una decisión, si la toma, pues prefiere que otros tomen las decisiones.

Recurra a material testimonial que aporte un contenido personalizado y con una cuota de emocionalidad.
Utilice material que incluya imágenes de personas.
Cite las experiencias de otros médicos con el producto promocionado.

Analítica: Tiene múltiples PDAs (asistentes personales) por si uno falla; varias computadoras por la misma razón, adora la puntualidad, cuando le cuenta que compró algo no va a redondear la cifra, le dirá exactamente cuanto gastó. Le encanta trabajar con hojas de cálculo, hacer gráficos y proyecciones. Nunca tomará una decisión en el momento, esta persona comprará un auto en función del ahorro de combustible, costo de mantenimiento, valor de reventa, depreciación y otros factores, nunca jamás “porque es de un azul adorable”.

Entregue la mayor cantidad de material promocional posible, sobre todo aquellas literaturas que tengan datos objetivos sobre las ventajas de los productos.
Recurra a estudios de campo avalados por profesionales reconocidos y admirados por el médico.

Pragmática: una de esas persona 'que se hace cargo'; su visión coincide con la forma en que probablemente se harán las cosas, escuchan otros puntos de vista por cortesía o curiosidad intelectual, pero seguirán haciendo las cosas “a su manera”. No es de las personas que se toman los rechazos en el trabajo como algo personal, no están interesadas en lo “fascinante que pueda ser un proyecto”, solo en cuánto va a costar y cuánto va a producir, o cuán pronto puede ser implementado. A menudo no tienen fotos de familiares o amigos en su escritorio (poco profesional) el que se encuentra perfectamente ordenado.

Enfatice las ventajas del producto en comparación con los de la competencia. Remarque los aspectos que lo hacen más eficiente y competitivo.
No utilice un discurso imperativo. Sugiera, proponga, sea sugestivo.

Ahora bien, durante años los entrenadores de venta nos han inculcado que las personas “compramos con la emoción pero justificamos la compra mediante la lógica”. Pero habiendo estado en contacto con muchas personalidades analíticas, sencillamente no creo en eso. Un contador amigo jamás compró nada basado en las emociones; al contrario, le gusta analizar las hojas técnicas de varios proveedores, sopesar los costos de cada propuesta, considerar las opciones. Y como su personalidad también tiene una parte de afable, le deja a la esposa la toma de las decisiones pero con los datos que el le provee (los que han sido filtrados por su componente pragmático).

Pero como este ejemplo nos muestra, ninguna personalidad es “pura”. Todos tenemos una mezcla de los 4 tipos en determinado porcentaje. Además, también tenemos una fuerte preferencia hacia un tipo u otro. Por ejemplo, yo soy una persona extrovertida con cierta inclinación analítica. No puedo decirle la cantidad de proyectos de marketing que he dejado a medio hacer, cada uno casi listos para comenzar a poner en funcionamiento pero en la lista de espera justo detrás de la “idea más excitante que jamás haya tenido”.

El verdadero objetivo de esta nota es recordarle que sus comunicaciones necesitan apelar a las diferentes necesidades de los 4 tipos de personalidad. Entonces ¿qué hacemos? Debemos asegurarnos que nuestra comunicación tenga una proporción aproximadamente igual de lo siguiente:

Hechos y cifras para atraer a las personalidades analíticas y pragmáticas.
Entusiasmo y emoción para atraer al extrovertido.
Testimonios para atraer a las personalidades afables.

Hágalo correctamente y tendrá una mayor oportunidad de que su mensaje sea bien recibido.